Resumen de la política
Esta política rige el reembolso de viajes y otros gastos incurridos durante el curso del empleo, como parte de un curso universitario o actividad extracurricular y/o en el servicio oficial a Santa Fe Community College (SFCC o College).
Alcance y aplicabilidad
Esta política se aplica a todos los empleados y estudiantes actualmente matriculados. Los miembros de la Junta de Gobierno consultan la Política 1-25, Remuneración y viajes de la Junta.
Declaración de la política
Los viajes en asuntos oficiales de SFCC por parte de sus empleados y estudiantes son parte integral de la misión de la universidad. Los costos de viaje reembolsables deben ser el resultado de un viaje preaprobado en beneficio de y en el curso del empleo, como parte de un curso universitario o actividad extracurricular y/o en servicio oficial para el Colegio. El Colegio reembolsará los costos razonables y permitidos de este viaje de conformidad con la Ley de Per Diem y Millaje de Nuevo México, NMSA 1978 (la "Ley"), y las reglamentaciones federales aplicables. Cuando exista una discrepancia entre la Ley y los reglamentos federales, se aplicarán los reglamentos más restrictivos.
Definiciones
- Acto, El Per Diem and Mileage Act (10-8-1 NMSA 1978 et seq.), o estatuto sucesor.
- Gastos de viaje reales Reembolso de los montos reales incurridos por el Consejero, estudiante o empleado por concepto de hospedaje y alimentación durante el viaje, con el tope de las tarifas máximas permitidas conforme a la Ley.
- Evento o actividad patrocinado por la universidad Evento que es iniciado, administrado activamente, planificado y organizado por un miembro de la facultad o el personal de SFCC, o por miembros de una organización estudiantil reconocida que está patrocinada por el Colegio, y es aprobado por un administrador apropiado. También puede ser un evento o actividad que el Colegio gestione activamente, participe o supervise financiera, física o administrativamente. Los ejemplos de actividades y eventos relacionados con los estudiantes que caen bajo esta política incluyen, entre otros, excursiones, viajes patrocinados por clubes, actividades de organizaciones estudiantiles reconocidas y en situaciones en las que un estudiante u organización estudiantil reconocida representa oficialmente a SFCC en academias de liderazgo, conferencias u otros programas.
- Viajes patrocinados por la universidad Viajes como parte de una clase universitaria, oportunidades de viaje que ofrecen organizaciones estudiantiles registradas y viajes en nombre de la universidad u organización estudiantil registrada.
- Estudiante matriculado actualmente Alguien que está registrado para clases en SFCC, ya sea a tiempo completo o parcial.
- Viaje de campo o viaje de estudios Viajes incluidos en un curso de estudio para estudiantes y profesores.
- Inicio Medios a. Para propósitos de viáticos, el área dentro de un radio de 35 millas del lugar de residencia legal como se define en la Sección 1-1-7 NMSA 1978 (1995 Repl. Pamp.);
- Viajes dentro del estado Viaja dentro de los límites del estado de Nuevo México.
- Viajes fuera del estado Viaje más allá de los límites exteriores del estado de Nuevo México.
- Tarifa por día Las tasas máximas de reembolso permitidas conforme a la Ley. Las tarifas diarias se pueden pagar sin tener en cuenta si se incurre realmente en los gastos.
- Organización estudiantil reconocida Uno que se formó con fines educativos, profesionales, sociales, recreativos u otros fines legales, deriva la mayoría de sus miembros y todo su liderazgo del cuerpo estudiantil de SFCC, ha sido aprobado para el reconocimiento por la Oficina de Desarrollo Estudiantil y mantiene un registro vigente.
- Viajes con fines viáticos Estar en un negocio o actividad universitaria oficial fuera de casa como se define en este documento, y al menos a 35 millas del puesto de trabajo designado del empleado o del campus de SFCC.
Proceso de políticas
Los elementos a continuación se basan en los requisitos administrativos mínimos que deben cumplirse para que un empleado o estudiante reciba el reembolso del viaje.
- Costos de viaje permitidos
El Colegio reembolsa a los empleados los gastos de viaje aprobados de acuerdo con la Ley y las reglamentaciones federales aplicables. - Costos de viaje no permitidos
No habrá reembolso por bebidas alcohólicas o gastos personales. - Aprobaciones
Todas las solicitudes de viaje deben contar con la autorización previa por escrito del gerente de presupuesto correspondiente. - Viajes en grupo (excursiones y viajes de estudio para educación académica y continua)
Antes de participar en dicho viaje, el empleado que dirige el viaje grupal debe obtener una autorización por escrito del Decano o Director que supervisa la oferta del programa.
1. Cada estudiante participante debe completar un formulario de reconocimiento y renuncia de responsabilidad antes de viajar.
Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad
El Presidente, a través del Vicepresidente de Finanzas/Director Financiero y la Oficina de Finanzas, será responsable de hacer cumplir las políticas y los procedimientos relacionados con las finanzas. La Oficina de Finanzas trabajará con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que harán cumplir esta política con respecto a la concientización, prevención y remediación.
Autoridad
Ley de viáticos y millaje de Nuevo México (10-8-1 NMSA 1978) y siguientes.)
Política de SFCC 1-25 Viajes a bordo y compensación
Aprobación
Aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 6/26/08
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno: 2/18/16
