Resumen de la política
Esta política aborda el proceso mediante el cual el Colegio Comunitario de Santa Fe (SFCC o Colegio) brinda acceso a los registros de los estudiantes y los protege.
Alcance y aplicabilidad
Esta política describe el derecho de los estudiantes a acceder a sus expedientes; un proceso para que los estudiantes accedan a sus registros y cuestionen los registros que creen que son inexactos; la medida en que los registros de los estudiantes son confidenciales; y los límites de la divulgación de registros educativos a terceros. Esta política se aplica a todos los estudiantes de SFCC, todos los empleados y todas las personas que soliciten acceso a los registros de los estudiantes.
Declaración de la política
SFCC se compromete a proteger la confidencialidad de los registros de los estudiantes y garantizar que los estudiantes tengan acceso a sus registros y la capacidad de confirmar su exactitud. SFCC se compromete a proporcionar un entorno de campus donde los estudiantes se sientan seguros para buscar servicios de asesoramiento sin preocuparse de que la información en sus registros médicos (asesoramiento) pueda divulgarse de manera inapropiada. La salud y la seguridad de la comunidad del campus son de suma importancia y una alta prioridad.
Definiciones
- Representante autorizado de acuerdo con FERPA, incluye cualquier entidad o persona designada por una autoridad educativa estatal o local o una agencia autorizada para realizar cualquier actividad de auditoría, evaluación o cumplimiento o ejecución en relación con los requisitos legales federales que se relacionan con los programas educativos respaldados por el gobierno federal o estatal.
- Funcionarios universitarios incluye a cualquier empleado, miembro de la junta o administrador de SFCC, así como a cualquier abogado, consultor y contratista independiente contratado por SFCC.
- Información del directorio La información que generalmente no se considera dañina o una invasión de la privacidad si se divulga, también se puede divulgar a organizaciones externas sin el consentimiento previo por escrito del estudiante o de los padres. Lo que el Colegio considera Información de directorio se publica anualmente en el Catálogo de SFCC.
- Registros educativos como lo define FERPA, incluye todos los documentos, archivos de computadora y otros materiales que contienen información directamente relacionada con un estudiante que son creados y mantenidos por SFCC. Los registros educativos también incluyen registros de estudiantes relacionados con una persona que asiste a la universidad y que también está empleada en la universidad.
- Nuestros es cualquier miembro de la fuerza laboral de la universidad: todo el personal (regular a tiempo completo, regular a tiempo parcial, a término, temporal, a prueba, puesto sensible); todos los estudiantes empleados; todo el cuerpo docente (tiempo completo, medio tiempo, adjunto, a prueba); todos los administradores, incluidos los interinos; todos los trabajadores contratados.
- Interés educativo legítimo/Necesidad de saber se identifica como un funcionario de la universidad que necesita revisar un registro educativo para cumplir con sus responsabilidades profesionales para SFCC.
- Registros médicos De acuerdo con las pautas de FERPA, los registros médicos generalmente se consideran registros educativos. Sin embargo, un Registro médico se considera un Registro de tratamiento si cumple con los criterios de la Definición 8. Registros de tratamiento.
- Registros de tratamiento De acuerdo con FERPA, un registro médico puede considerarse un registro de tratamiento y no se considera un registro de educación. A menos que HIPPA indique lo contrario, un registro de tratamiento debe ser: a. Directamente relacionado con un estudiante de 14 años o más y/o que asiste a SFCC; b. Hecho o mantenido por un médico, psiquiatra, psicólogo u otro profesional reconocido, como un consejero de salud mental autorizado por SFCC o un paraprofesional que actúe en calidad profesional o ayude en calidad de paraprofesional; C. Hecho, mantenido o utilizado solo en relación con la provisión de tratamiento al estudiante y no disponible para nadie (incluido el estudiante) que no sean las personas que brindan dicho tratamiento (como un consejero de salud mental con licencia de SFCC), excepto que dichos registros pueden ser personalmente revisado por un médico u otro profesional apropiado elegido por el estudiante.
Proceso de políticas
- Los estudiantes deben tener expectativas razonables de que sus registros generalmente no se compartirán o se compartirán solo de acuerdo con FERPA, y solo para otros fines importantes, como garantizar la seguridad del campus.
- Transferencia de derechos de padres a estudiantes. Los derechos bajo FERPA se transfieren de un padre a un estudiante cuando el estudiante cumple 18 años o asiste a una escuela postsecundaria. Por lo tanto, los registros de los estudiantes no se pueden divulgar a los padres de un estudiante mayor de 18 años a menos que el estudiante solicite la divulgación o que el estudiante sea dependiente de los padres según el Código de Rentas Internas. Si un padre desea revisar el registro de un estudiante dependiente, debe proporcionar al Colegio una copia de su declaración de impuestos más reciente que incluya al estudiante como dependiente. La Oficina de Registro no retiene una copia de la declaración de impuestos, pero revisa dicha documentación como evidencia de que el estudiante es dependiente del padre solicitante.
- Un estudiante puede firmar una Autorización de FERPA para divulgar registros educativos (disponible en la Oficina de registro) para dar permiso a la universidad para divulgar información no relacionada con el directorio a los padres, otros miembros de la familia u otras personas de su elección. El documento se guarda en la Oficina de Registro para que otros funcionarios del Colegio verifiquen que pueden proporcionar información que no sea del directorio a la(s) persona(s) que el estudiante ha identificado en el documento. Esta autorización permanece vigente hasta que el estudiante notifique a la Oficina de Registro por escrito que ya no desea que las personas enumeradas tengan acceso a sus registros.
- Retención de confidencialidad: un estudiante puede solicitar que se coloque una retención de confidencialidad en su registro al proporcionar una solicitud por escrito a la Oficina de Registro para colocar dicha retención. La retención está vigente hasta que el estudiante la rescinde por escrito a la Oficina de Registraduría. Cuando existe una retención de confidencialidad, la universidad no divulgará ninguna información (directorio y/o no directorio) a ninguna entidad fuera de la universidad, excepto como se describe en el proceso de política J.
- El Colegio publicará información sobre esta política en el catálogo del Colegio y en el manual del estudiante.
- Derecho del estudiante a revisar los expedientes. Los estudiantes tienen derecho a inspeccionar y revisar sus expedientes. Los registros de educación incluyen:
- Admisiones
- grados
- Asistencia a la escuela
- Disciplinario
- Correspondencia con los padres y otros.
- Expedientes académicos
- Participación en programas especiales.
- Matrícula y cuotas pagadas y pendientes
- La ayuda financiera
- Inserción laboral, y
- Premios o reconocimientos académicos.
- Un empleado que viole esta política puede estar sujeto a la Política 4-2 Acción correctiva y acción disciplinaria, hasta e incluyendo el despido. La disciplina impuesta dependerá de la severidad de la violación y las circunstancias de la situación.
- Revisión de registros. Bajo FERPA, un padre o estudiante elegible (es decir, un estudiante que ha cumplido los 18 años de edad o asiste a una institución postsecundaria) generalmente debe proporcionar un consentimiento por escrito firmado y fechado antes de que la agencia o institución divulgue información de identificación personal de los registros del estudiante.
- Calificaciones: Si un estudiante desea revisar una calificación, puede solicitar ese registro en la Oficina de Registraduría. Los estudiantes deben presentar su tarjeta de identificación de estudiante o su número A y otra identificación con foto. También se puede acceder a las calificaciones a través de la cuenta en línea del estudiante.
- Matrícula y tarifas: si un estudiante desea revisar u obtener una copia de su factura de matrícula, debe presentar su tarjeta de identificación de estudiante o su número A y otra identificación con foto en la Oficina del Cajero.
- Otros registros educativos: si un estudiante desea revisar cualquier parte de su registro educativo que no sea una calificación o factura de matrícula, debe presentar una solicitud por escrito a la Oficina de Registro. Los formularios para realizar esta solicitud por escrito se encuentran en la Oficina de Registro. Los registros de ayuda financiera deben obtenerse a través de la Oficina de Ayuda Financiera.
- Si se solicita un registro en particular y se puede obtener de inmediato, un empleado del Colegio permitirá que el estudiante lo revise. Un empleado debe estar presente mientras se revisan los registros para explicar el registro y responder cualquier pregunta que el estudiante tenga sobre el registro. Los registros deben revisarse en un área que proteja la confidencialidad de los registros. El estudiante no puede eliminar ningún documento del archivo, pero se le proporcionará una copia si lo solicita.
- Si un estudiante solicita un registro educativo y no está disponible de inmediato, la Oficina de Registro le proporcionará el registro solicitado al estudiante lo antes posible, pero no más tarde de 45 días.
- Limitaciones en la revisión de registros.
- El derecho a revisar los registros educativos no se extiende a:
- Notas y registros relacionados con un estudiante hechos por un miembro del cuerpo docente o del personal que son retenidos y utilizados únicamente por ese miembro del cuerpo docente o del personal (o su designado);
- Inspeccionar los registros financieros de sus padres que mantiene la universidad o los registros creados por Campus Safety and Security para fines de aplicación de la ley.
- La divulgación de información a un estudiante cuando está relacionada con:
- Una recomendación confidencial que se relaciona con la admisión a otra institución educativa;
- Una solicitud de empleo; o
- Una carta recomendando un honor o reconocimiento honorario, siempre que el estudiante haya firmado una renuncia declarando que no tiene derecho a acceder a esa información.
- El estudiante tiene derecho a solicitar y ser notificado del nombre del individuo, la institución educativa u otra organización que solicita la recomendación confidencial.
- Si un registro educativo contiene información sobre más de un estudiante, el estudiante solo tiene derecho a revisar la parte que se relaciona con él.
- El derecho a revisar los registros educativos no se extiende a:
- Los registros educativos son confidenciales y no se pueden divulgar a nadie, excepto al estudiante, sin el consentimiento previo por escrito del estudiante, excepto en circunstancias limitadas contenidas en esta política o según lo exija la ley.
- FERPA no requiere el consentimiento del estudiante antes de que una institución pueda divulgar los registros educativos del estudiante, incluidos los registros médicos o de tratamiento, a las partes apropiadas si ese estudiante representa una amenaza articulable y significativa para sí mismo o para la salud o seguridad de los demás. SFCC puede divulgar los registros educativos, incluidos los registros médicos o de tratamiento, a cualquier persona (como funcionarios encargados de hacer cumplir la ley y de salud pública, personal médico capacitado, padres) cuyo conocimiento de la información de esos registros ayudará a proteger al estudiante u otras personas de la amenaza. SFCC limitará la divulgación de dichos registros para incluir solo lo que sea necesario para proteger la salud y la seguridad del estudiante o de otros.
- Los registros de tratamiento, tal como los define FERPA, no se consideran registros educativos y no se compartirán bajo ninguna exención de FERPA. Una vez que se haya compartido un registro de tratamiento en cualquier capacidad fuera de las descritas en la Definición 8. Registros de tratamiento, punto c, anterior (incluido dárselo al estudiante), ya no se incluirá en la excepción del registro de tratamiento y se considerará parte de el registro de educación de un estudiante bajo FERPA. Las limitaciones se definen en el Formulario de consentimiento informado de los servicios de asesoramiento de SFCC.
- Todas las calificaciones y puntajes deben tratarse como confidenciales; las excepciones a esto se describen en la Política 2-12 Procedimientos y deben divulgarse en el plan de estudios/resumen del curso. Todos los trabajos y exámenes calificados deben devolverse a los estudiantes de una manera que preserve la confidencialidad del estudiante y la calificación que se debe conservar. El profesorado no debe publicar calificaciones con ninguna información potencialmente identificable personalmente, como el nombre, el número de seguro social o el número de identificación del estudiante.
- La universidad no proporcionará acceso ni divulgará información educativa sobre un estudiante a ningún individuo, agencia u organización sin el consentimiento previo por escrito del estudiante, excepto en ciertas circunstancias limitadas. Esas excepciones son:
- Funcionarios de otras escuelas en las que un estudiante está buscando o tiene la intención de inscribirse;
- Otros funcionarios, como funcionarios estatales y federales de agencias educativas y de financiamiento y agencias de aplicación de la ley, que tienen derecho a obtener copias de los registros de los estudiantes, según lo dispuesto por la ley;
- Autoridades estatales y locales dentro de un sistema de justicia juvenil que tienen derecho a obtener copias de los registros de los estudiantes de conformidad con la ley estatal;
- Partes apropiadas en relación con la ayuda financiera a un estudiante;
- Funcionarios que realizan estudios para, o en nombre de, agencias educativas con el fin de auditar o evaluar programas educativos (siempre que el estudio se realice de una manera que no permita la divulgación de información de identificación personal a terceros y cualquier información de identificación personal se destruya cuando ya no es necesario para el estudio);
- organizaciones de acreditación;
- Padres de estudiantes que son dependientes bajo el Código de Rentas Internas;
- Para cumplir con una citación;
- Funcionarios apropiados en casos de emergencias cuando sea necesario para proteger la salud o seguridad del estudiante u otras personas; y
- Funcionarios universitarios con un interés educativo legítimo. Los intereses educativos legítimos incluyen:
- Proporcionar asesoramiento académico, laboral o de otro tipo a los estudiantes;
- Administrar programas universitarios;
- Crear y mantener registros de estudiantes;
- Otorgar y administrar ayuda financiera;
- Evaluar y cobrar tarifas;
- Hacer cumplir la conducta y la disciplina de los estudiantes;
- Representar el interés legal del Colegio en asuntos donde el expediente de un estudiante sea relevante; y
- Investigaciones relacionadas con los programas educativos del Colegio.
- Si se requiere que la universidad divulgue el registro educativo de un estudiante, hará lo siguiente:
- Indicar en el expediente, el individuo, agencia u organización que ha solicitado la información,
- Especificar el interés legítimo que la persona o entidad tiene en obtener la información, y
- Incluya la fecha de la solicitud y la fecha en que se entregó la información.
- Solicitud para modificar un registro:
- Si un estudiante cree que su registro educativo es inexacto, engañoso o que viola sus derechos de privacidad, puede solicitar que se modifique el registro. Este proceso no se aplica a los registros de ayuda financiera.
- Si un estudiante cree que hay inexactitudes en el registro, primero debe comunicarse con el miembro de la facultad responsable de la calificación (o el empleado de SFCC responsable del registro) y solicitar que revisen el registro y lo modifiquen. El estudiante podrá solicitar la asistencia de su asesor académico. El miembro de la facultad o miembro del personal responsable debe informar al estudiante por escrito que ha ajustado el registro o que cree que es correcto y las razones de su decisión dentro de los 10 días calendario posteriores a la solicitud del estudiante.
- Si el miembro de la facultad o el miembro del personal no modifica el registro, el estudiante puede apelar la decisión ante el director del departamento. La solicitud debe hacerse por escrito y describir la naturaleza de la supuesta inexactitud u otra violación de esta política y el remedio solicitado por el estudiante. El jefe de departamento o el empleado de SFCC apropiado informará al estudiante por escrito que ha enmendado el registro o que cree que es correcto y los motivos de su decisión dentro de los 10 días calendario posteriores a la solicitud.
- Si el departamento niega la solicitud del estudiante para enmendar el expediente, el estudiante tiene derecho a solicitar una audiencia sobre el asunto. El estudiante debe comunicarse con la Oficina de Registraduría y presentar una solicitud por escrito para una audiencia. La audiencia seguirá el proceso descrito en la Política 2-3 de SFCC, Inquietudes y quejas de los estudiantes.
- Si, después de una audiencia, el registro no se modifica como lo solicita el estudiante, el estudiante puede presentar una declaración para que se incluya en su registro indicando que no está de acuerdo con la decisión de no modificar el registro y comentando la información.
- La universidad mantendrá los archivos de los estudiantes, las transcripciones, la información financiera y los informes de calificaciones almacenados electrónicamente de acuerdo con el Programa de Retención y Eliminación de Registros Funcionales 1.21.2 NMAC administrado por el Registrador.
- La universidad puede destruir los registros educativos o personales de un estudiante en cualquier momento después de siete años después del último semestre de asistencia y de acuerdo con las leyes de retención de registros. El Colegio no destruirá ningún registro educativo si hay una solicitud pendiente para inspeccionar o revisar los registros.
- Las transcripciones se mantienen durante 100 años después de la fecha de nacimiento del estudiante.
Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad
El Presidente, a través del Vicepresidente de Asuntos Académicos y Estudiantiles con el Registrador, será responsable de hacer cumplir las políticas y procedimientos relacionados con los asuntos estudiantiles. El Departamento de Asuntos Académicos y Estudiantiles trabajará con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que hagan cumplir esta política con respecto a la concientización, prevención y remediación.
Autoridad
La Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA), (20 USC § 1232g; 34 CFR Parte 99)
Cronograma de Retención y Disposición de Registros Funcionales. 1.21.2 NMAC
Ley de Responsabilidad y Portabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA)
Orientación conjunta sobre la aplicación de la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) y la Ley de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro Médico de 1996 (HIPAA) a los expedientes médicos de los estudiantes (noviembre de 2008)
Carta a los funcionarios escolares de las instituciones de educación superior del Departamento de Educación de EE. UU. (agosto de 2016)
Política de SFCC 2-3 Inquietudes y quejas de los estudiantes
Política de SFCC 4-2 Acción correctiva y acción disciplinaria
Formulario de consentimiento informado de los servicios de asesoramiento de SFCC
Aprobación
Junta de Gobierno de SFCC aprobada: 12/13/2006
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 2/20/2017
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 8/28/2019
