2-12: Expedientes estudiantiles de SFCC - Procedimientos

Revisión de expedientes relacionados con la educación académica y estudiantil

1. grados
   1. Las calificaciones están disponibles para los estudiantes a través del portal para estudiantes MySFCC.
   2. Si un estudiante desea revisar una(s) calificación(es), puede solicitarlo en la Oficina de Registraduría.
   3. Los estudiantes deben enviar un formulario de expediente académico no oficial para revisar sus calificaciones.
   4. Una transcripción no oficial estará disponible para ellos dentro de 1-2 días hábiles.
   5. Deben presentar su tarjeta de identificación de estudiante u otra identificación con foto si han solicitado recoger la transcripción no oficial. De lo contrario, se enviará por correo a la dirección que proporcionen en el formulario de pedido.
2. Matrícula y cuotas
   1. Si un estudiante desea revisar su factura de matrícula, puede presentar su tarjeta de identificación de estudiante u otra identificación con foto en la Oficina del Cajero para obtener una copia de su factura.
3. Otros registros educativos
   1. Si un estudiante desea revisar cualquier parte de su Registro Educativo que no sea una calificación o factura de matrícula, debe enviar un formulario de solicitud por escrito a la Oficina de Registro.
   2. Si se solicita un registro en particular y se puede obtener de inmediato, un empleado del Colegio permitirá que el estudiante lo revise.
   3. Un empleado debe estar presente mientras se revisan los registros para explicar el registro y responder cualquier pregunta que el estudiante tenga sobre el registro.
   4. Los registros deben revisarse en un área que proteja la confidencialidad de los registros.
   5. El estudiante no puede eliminar los documentos del archivo, pero se proporcionará una copia a pedido.
   6. Si un estudiante solicita un Expediente Educativo y no está disponible de inmediato, la Oficina de Registraduría le proporcionará el expediente solicitado al estudiante lo antes posible, pero no más tarde de 45 días.
4. Limitaciones en la revisión de registros
   1. El derecho a revisar los Expedientes Educativos no se extiende a:
      1. Notas y registros relacionados con un estudiante hechos por un miembro del cuerpo docente o del personal que son retenidos y utilizados únicamente por ese miembro del cuerpo docente o del personal (o su sustituto);
      2. Inspeccionar los registros financieros de sus padres que mantiene el Colegio; o
      3. Registros creados por Campus Safety and Security para fines de aplicación de la ley.
   2. El Colegio no divulgará información a un estudiante cuando esté relacionada con:
      1. Una recomendación confidencial que se relaciona con la admisión a otra institución educativa;
      2. Una solicitud de empleo;
      3. o Información con respecto a un honor o reconocimiento honorario siempre que el estudiante haya firmado una renuncia que establezca que no tiene derecho a acceder a esa información. El estudiante tiene derecho a solicitar y ser notificado del nombre del individuo, la institución educativa u otra organización que solicita la recomendación confidencial en esas circunstancias.
   3. Si un registro educativo contiene información sobre más de un estudiante, el estudiante solo tiene derecho a revisar la parte que se relaciona con ellos.
5. Confidencialidad de los Registros Educativos
   1. Los registros educativos son confidenciales y no se pueden divulgar a nadie, excepto al estudiante, sin el consentimiento previo por escrito del estudiante, excepto en circunstancias limitadas contenidas en esta política o según lo exija la ley. Tales circunstancias pueden incluir:
      1. Funcionarios de otras escuelas en las que un estudiante busca o tiene la intención de inscribirse;
      2. Otros funcionarios, como funcionarios estatales y federales de agencias educativas y de financiamiento y agencias de aplicación de la ley, que tienen derecho a obtener copias de los registros de los estudiantes, según lo dispuesto por la ley;
      3. Autoridades estatales y locales, dentro de un sistema de justicia juvenil, que tienen derecho a obtener copias de los registros de un estudiante de conformidad con la ley estatal;
      4. Partes apropiadas en relación con la ayuda financiera para el estudiante;
      5. Funcionarios que realizan estudios para, o en nombre de, agencias educativas con el fin de auditar o evaluar programas educativos (siempre que el estudio se realice de una manera que no permita la divulgación de información de identificación personal a terceros y la información de identificación personal se destruya cuando ya no es necesario para el estudio);
      6. organizaciones de acreditación;
      7. Padres de estudiantes que son estudiantes dependientes bajo el Código de Rentas Internas;
      8. Para cumplir con una citación;
      9. Funcionarios apropiados en casos de emergencias cuando sea necesario para proteger la salud o seguridad del estudiante u otras personas; y
      10. Funcionarios universitarios con un interés educativo legítimo. Un “funcionario universitario” incluye empleados, abogados, representantes, consultores y contratistas independientes de SFCC contratados por SFCC. Los "intereses educativos legítimos" incluyen:
          1. Proporcionar asesoramiento académico, laboral o de otro tipo a los estudiantes;
          2. Administrar programas universitarios;
          3. Crear y mantener registros de estudiantes;
          4. Otorgar y administrar ayuda financiera;
          5. Evaluar y cobrar tarifas;
          6. Hacer cumplir la conducta y la disciplina de los estudiantes;
          7. Representar los intereses legales del Colegio en asuntos donde el expediente de un estudiante sea relevante; y
          8. Investigaciones relacionadas con los programas educativos del Colegio.
      11. Si se requiere que la universidad divulgue el expediente educativo de un estudiante:
          1. Indicar la persona, organismo u organización que ha solicitado la información, y
          2. Especificar el interés legítimo que tiene la persona o entidad en obtener la información.
6. Solicitud para corregir un registro
   Esta política tiene por objeto garantizar que el Registro educativo de un estudiante sea preciso y no le da al estudiante el derecho de cuestionar la calificación (Proceso de apelación de calificaciones identificado en el catálogo o manual de la universidad) o la evaluación por parte de un miembro de la facultad.
   1. Si un estudiante cree que su Registro Educativo es inexacto, engañoso o de otra manera viola sus derechos de privacidad, puede solicitar que se modifique el registro.
   2. Si un estudiante cree que hay un error en el registro, debe
      1. Comuníquese con la oficina de SFCC responsable del registro y solicite que revisen el registro y envíen información para ajustarlo.
      2. La solicitud debe hacerse por escrito y debe indicar la naturaleza de la inexactitud u otra violación de esta política y el remedio solicitado por el estudiante.
   3. El estudiante podrá solicitar la asistencia de su asesor académico si así lo requiere.
   4. La oficina de SFCC responsable del registro específico debe informar al estudiante por escrito que ha ajustado el registro o que cree que es correcto y las razones de su decisión dentro de los 10 días calendario posteriores a la solicitud.
   5. Si el personal no corrige el registro, el estudiante puede apelar la decisión ante el jefe del departamento que supervisa la oficina a la que se hizo la solicitud.
      1. La solicitud debe hacerse por escrito y debe indicar la naturaleza de la inexactitud u otra violación de esta política y el remedio solicitado por el estudiante e incluir la documentación proporcionada por el personal/la oficina que denegó la solicitud inicial.
      2. El jefe de departamento le informará por escrito al estudiante que ha corregido el expediente o que cree que está correcto y las razones de su decisión dentro de los 10 días naturales siguientes a la solicitud.
7. Oír
   1. Si el departamento niega la solicitud de un estudiante para enmendar el registro, el estudiante tiene derecho a solicitar una audiencia sobre el asunto.
   2. Deben comunicarse con la Oficina del Registrador y presentar una solicitud por escrito para una audiencia.
   3. La audiencia seguirá el proceso establecido en los Procedimientos de Quejas e Inquietudes de los Estudiantes.
8. Remedios
   1. Si mediante el proceso de audiencia los miembros del comité pueden modificar y enmendar el Expediente Educativo o disponer que se mantenga sin cambios.
   2. Si, después de una audiencia, el registro no se modifica como lo solicita el estudiante, el estudiante puede presentar una declaración para que se incluya en su registro indicando que no está de acuerdo con la decisión de no modificar el registro y comentando la información.
9. Mantenimiento de registros educativos
   1. La universidad mantendrá los archivos de los estudiantes, las transcripciones, la información financiera y los informes de calificaciones almacenados electrónicamente de acuerdo con un cronograma de retención establecido por el Registrador de acuerdo con los estatutos y leyes estatales y federales de mantenimiento de registros.
   2. El Colegio puede destruir los registros educativos o personales de un estudiante en cualquier momento después de cinco años después del último semestre de asistencia y de acuerdo con las leyes de retención de registros.
   3. El Colegio no destruirá ningún registro educativo si hay una solicitud pendiente para inspeccionar o revisar los registros.
10. Solicitudes de confidencialidad FERPA realizadas por estudiantes:
    1. Los estudiantes pueden presentar una solicitud a la Oficina de Registro para identificar sus expedientes académicos y financieros como confidenciales. Este tipo de solicitud indica que los funcionarios del Colegio que tienen una necesidad legítima de saber no pueden divulgar ninguna información del estudiante para ningún propósito.
    2. El formulario de confidencialidad de FERPA está disponible únicamente en la Oficina de Registro y debe ser completado por el estudiante en la oficina y la firma atestiguada por un miembro del personal de la Oficina de Registro.
    3. La solicitud es válida por un año académico (otoño, primavera y verano) y debe renovarse cada período de otoño si el estudiante desea que sus registros se marquen como confidenciales.

Contacto: Bernadette Gonzales, Registradora
505-428-1881, bernadette.gonzales@sfcc.edu

Actualizado: 9/25/2019

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