8-3: Inspección de Registros Públicos – Política

Resumen de la política

Esta política proporciona pautas para que el Colegio Comunitario de Santa Fe (SFCC o Colegio) ponga a disposición los registros públicos para que el público los inspeccione de conformidad con la Ley de Inspección de Registros Públicos (IPRA).

Alcance y aplicabilidad

Esta política cubre todas las solicitudes de inspección de registros públicos. Esta política se refiere a todos los registros públicos en poder del Colegio y está sujeta al proceso establecido en esta política, en los procedimientos relacionados y la ley estatal. Esta política se aplica a todos los empleados.

Declaración de la política

Los ciudadanos en una democracia tienen derecho a tener acceso a los registros públicos. Este derecho es reconocido por la Legislatura de Nuevo México a través de la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México, NMSA 1978, §§ 14-2-1 y siguientes. SFCC se compromete a cumplir con todos los requisitos de IPRA.

Definiciones

1. IPRA es el acrónimo de la Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México (NMSA 1978, §§ 14-2-1 et seq.)
2. Registros Públicos significa todos los documentos y registros, independientemente de su forma física, que son utilizados, creados, recibidos, mantenidos o retenidos por o en nombre de cualquier organismo público y relacionados con asuntos públicos, ya sea que la ley exija o no que los registros se creen o mantengan . NMSA 1978 41-2-6 (F).
3. Custodio de registros en SFCC es el Director Ejecutivo de Marketing y Relaciones Públicas o su designado. El Custodio de Registros responde a todas las solicitudes de inspección de registros públicos.

Proceso de políticas

1. Todas las solicitudes para inspeccionar los registros públicos del Colegio deben:
   1. Contener el nombre, dirección y número de teléfono de la persona que realiza la solicitud.
   2. Describa los registros solicitados con suficiente detalle para permitir que el custodio de registros los identifique y localice.
   3. Presentarse en persona, por correo de los EE. UU., correo electrónico o fax a:
      Custodio de registrosDirector ejecutivo de marketing y relaciones públicas
      Santa Fe Community College
      6401 Richards Avenue, Santa Fe, NM 87508 Correo electrónico: info@sfcc.edu  | Fax: 505-428-1450
2. Los empleados que reciban una solicitud para inspeccionar registros públicos deben enviarla inmediatamente al Custodio de Registros.
3. Los empleados deben cumplir con una solicitud según lo exige la ley del custodio de registros o su designado.
4. El derecho de inspección pública se limita a los registros públicos existentes, y el Colegio no está obligado a crear un registro público que aún no existe.
5. Las excepciones al derecho de inspeccionar registros públicos que se enumeran específicamente en IPRA incluyen, entre otras:
   1. Registros médicos,
   2. Cartas de referencia sobre empleo, licencias o permisos,
   3. Cuestiones de opinión en expedientes de personal o de estudiantes,
   4. Registros confidenciales de aplicación de la ley,
   5. Documentos cubiertos por la Ley de Materiales Confidenciales,
   6. Secretos comerciales,
   7. información privilegiada abogado-cliente, y
   8. Registros que se consideran no públicos según lo dispuesto por la ley y/o según lo definido por IPRA, como la Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA).
6. El Custodio de Registros revisará los documentos solicitados para determinar si son registros públicos elegibles para publicación y, de ser así, proporcionará los documentos apropiados al solicitante en el formato (digital o impreso) de la solicitud según lo establecido en IPRA.
7. Como cuestión de cortesía, cuando sea posible, el custodio de registros informará a un empleado cuyos registros son objeto de una solicitud de IPRA.
8. SFCC puede cobrar una tarifa razonable por las copias de los registros públicos.
9. El custodio de registros puede solicitar que se paguen por adelantado las tarifas correspondientes a la copia de registros públicos y proporcionará un recibo si se solicita.
10. El Custodio de Registros debe permitir la inspección inmediatamente o tan pronto como sea posible, pero no más tarde del plazo especificado por la ley.
11. Si la inspección no es posible dentro del plazo legalmente especificado, el solicitante recibirá una respuesta que explique cuándo estarán disponibles los registros para su inspección o cuándo el Colegio responderá a la solicitud.
12. Si alguno de los registros solicitados no está disponible para la inspección pública, el Custodio de Registros responderá dentro del plazo especificado por la ley y explicará el motivo por el cual se denegó la inspección.

Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad

El Presidente, a través del Director de Comunicaciones/Director Ejecutivo de Marketing y Relaciones Públicas y el Departamento de Marketing y Relaciones Públicas, será responsable de hacer cumplir las políticas y procedimientos relacionados con las solicitudes de registros públicos. El Departamento de Marketing y Relaciones Públicas trabajará con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que harán cumplir esta política en materia de concientización, prevención y remediación.

Autoridad

Ley de Privacidad y Derechos Educativos de la Familia (FERPA) (20 USC § 1232g; 34 CFR Parte 99)
Ley de Inspección de Registros Públicos de Nuevo México, NMSA 1978, Capítulo 14, Artículo 2

APROBACIÓN

Aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 2/26/09
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno: 12/2/15
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno: 5/26/2021