Resumen de la política
Santa Fe Community College (SFCC o College) ha establecido esta política de fraude, desperdicio y abuso para garantizar que todos los trabajadores entiendan claramente sus obligaciones como empleados del College.
Alcance y aplicabilidad
Esta política describe la administración responsable de la propiedad del Colegio y se aplica a todos los empleados.
Declaración de la política
La honestidad y la integridad son valores importantes en SFCC. El Colegio trabaja para ganarse la confianza del público, sus estudiantes y sus empleados. Para lograr esto, todos los empleados deben desempeñar sus funciones de manera profesional, honesta y ética, evitando situaciones que se considerarían fraudulentas, derrochadoras o abusivas de los bienes del Colegio. El Colegio espera que sus empleados sean confiables y dignos de confianza. Todos los empleados deben actuar con honestidad y responsabilidad y ejercer un buen juicio ético en el desempeño de sus funciones.
Definiciones
- Abuso Implica un comportamiento que es deficiente o impropio en comparación con el comportamiento que una persona prudente consideraría una práctica comercial razonable y necesaria dados los hechos y circunstancias. El abuso incluye el mal uso de la autoridad o la posición por intereses financieros personales o los de un familiar inmediato o cercano o un socio comercial.
- Empleado es cualquier miembro de la fuerza laboral de la universidad: todo el personal (regular a tiempo completo, regular a tiempo parcial, a término, temporal, a prueba, puesto sensible); todos los estudiantes empleados; todo el cuerpo docente (tiempo completo, medio tiempo, adjunto, a prueba); todos los administradores, incluidos los interinos; todos los trabajadores contratados.
- Fraude Un acto intencional para engañar, robar o engañar, generalmente con el propósito o resultado de causar perjuicio a otro y/o traer algún beneficio para uno mismo o para otros.
- Residuos Un acto que resulte en el gasto, consumo, mala administración y uso o despilfarro de bienes o recursos institucionales en detrimento o potencial perjuicio de la institución. El desperdicio también puede resultar de incurrir en gastos innecesarios debido a prácticas, sistemas o controles ineficientes o ineficaces.
Proceso de políticas
A. Responsabilidad de Detección y Prevención
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- Los supervisores tienen la responsabilidad adicional de estar al tanto de los tipos de actividades fraudulentas, derroche y/o abuso que puedan ocurrir dentro de su departamento y de establecer y mantener controles para prevenirlos.
- Si se sospecha de fraude dentro de un departamento, todos los supervisores deberán cooperar plenamente con las autoridades del Colegio y cualquier otra agencia que investigue la actividad.
- Si se descubre un fraude, todos los supervisores tomarán las medidas apropiadas e implementarán los sistemas apropiados para evitar que vuelva a ocurrir.
B. Disciplina y Restitución
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- Un empleado que viole esta política puede estar sujeto a medidas disciplinarias que pueden incluir el despido. La disciplina impuesta dependerá de la severidad de la violación y las circunstancias de la situación.
- Si corresponde, el Colegio informará cualquier actividad que parezca violar cualquier ley local, estatal o federal a las autoridades correspondientes.
- Si el fraude, el despilfarro o el abuso implican una pérdida financiera para el Colegio, la SFCC puede solicitar la restitución de cualquier persona involucrada en la actividad.
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C. Sin represalias
- SFCC prohíbe estrictamente las represalias por denunciar sospechas de fraude.
- Cualquier empleado que crea que ha sufrido represalias debe informar su inquietud a la Oficina de Recursos Humanos.
- Cualquier empleado que directa o indirectamente tome represalias contra otro empleado por denunciar sospechas de fraude puede estar sujeto a medidas disciplinarias.
D. Informes
- Cualquier empleado que tenga una base razonable para creer que se ha producido una actividad fraudulenta, un despilfarro o un abuso debe informarlo de inmediato a la Oficina de Recursos Humanos. Esto se puede hacer en persona, por teléfono o por escrito. Los informes sobre sospechas de actividad fraudulenta, desperdicio o abuso pueden realizarse de forma anónima; sin embargo, para que esos informes sean investigados, se debe proporcionar información suficiente.
- Dada la naturaleza grave de las denuncias de fraude, despilfarro y abuso, los empleados solo deben discutir las sospechas de fraude con la Oficina de Recursos Humanos y con las personas que el Colegio autorice específicamente para investigar las denuncias. Cualquier empleado que sospeche de fraude no debe discutir el asunto con la persona sospechosa de participar en actividades fraudulentas.
E. Actividades prohibidas. Los actos considerados violaciones de esta política de fraude, desperdicio y abuso incluyen, pero no se limitan a:
- Los empleados en puestos de autoridad o supervisión no pueden usar esos puestos para ordenar a otros que realicen actividades no relacionadas con sus deberes universitarios o para realizar cualquier acto que infrinja esta política;
- Falsificar o alterar cualquier registro o informe del Colegio, como una solicitud de empleo, un informe médico, un registro de producción, un registro de tiempo, un registro financiero, un informe de ausencia o un registro de envío y recepción;
- Robar, destruir, desfigurar o hacer mal uso de la propiedad del Colegio o de otra persona;
- Robo, apropiación indebida o uso no autorizado de fondos, propiedad o recursos del Colegio;
- Ofrecer o aceptar un soborno;
- Aceptar un obsequio a cambio de influir en una decisión comercial;
- Presentar, autorizar o recibir pagos por bienes o servicios que no se hayan entregado o realizado realmente;
- Presentar, autorizar o recibir compensación por horas efectivamente no trabajadas;
- Otras actividades, incluido el uso personal excesivo de teléfonos celulares, otros dispositivos electrónicos portátiles o equipos y recursos de SFCC durante el tiempo de trabajo; comportamiento que pueda interferir o interrumpir la capacidad de uno para ser efectivo y productivo en el lugar de trabajo o la capacidad de otra persona para completar sus deberes laborales;
- Alteración o destrucción indebida o no autorizada de archivos, documentos o datos en papel o electrónicos;
- Falsificación o alteración indebida de documentos relacionados con asuntos del Colegio;
- Falsificación de documentos o informes, incluida la creación de informes financieros falsos o engañosos, o la retención de información relevante;
- Mantenimiento inadecuado de registros o falsificación de registros relacionados con transacciones financieras, registros de estudiantes, transcripciones, hojas de tiempo, otra documentación de nómina o historial laboral;
- Incurrir o permitir gastos en exceso de la autoridad dada;
- Violaciones de obligaciones legales o contractuales de SFCC;
- Apostar en la propiedad del Colegio o usar el equipo y los recursos del Colegio para apostar (aparte de los eventos aprobados por el Presidente);
- Violación de la política de SFCC sobre el uso aceptable de recursos informáticos y de red, incluidos, entre otros, amenazas, abuso o acoso, según se define en las políticas de SFCC realizadas o transmitidas a través de foros electrónicos, plataformas de redes sociales o correo electrónico (Política de SFCC 4- 50 Política de empleados sobre violencia sexual, conducta sexual inapropiada, violencia en las relaciones, violencia doméstica y acecho, Política SFCC 7-1 Uso de tecnología, Política SFCC 7-4 Correo electrónico, Política SFCC 8-7 Redes sociales).
F. Investigación
- Cuando se informa una acusación de fraude, desperdicio o abuso, un miembro del personal de Recursos Humanos identificará y se comunicará con los profesionales apropiados necesarios para realizar una investigación exhaustiva y precisa, incluidos asesores legales, profesionales financieros (incluido el contralor, auditores, contadores) y cualquier otro experto.
- La investigación puede incluir entrevistar a compañeros de trabajo, revisar las actividades del empleado en cuestión y examinar los registros que produjeron, incluidos todos los documentos en papel y electrónicos. La investigación puede incluir la verificación de las computadoras de la Universidad, incluidas las cuentas de correo electrónico, las oficinas y otros espacios de trabajo. La Oficina de Recursos Humanos puede, en consulta con el supervisor del empleado y el asesor legal del Colegio, recomendar al presidente que se suspenda al empleado mientras se lleva a cabo la investigación.
- Cuando se completa la investigación, si se requiere un Aviso de Acción Disciplinaria, se hará de acuerdo con la Política 4-2 de SFCC, Acción Correctiva y Acción Disciplinaria para Empleados.
Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad
El Presidente, a través del Vicepresidente de Estrategia y Efectividad Organizacional, el Director de Recursos Humanos y la Oficina de Recursos Humanos, será responsable de hacer cumplir las políticas y procedimientos de recursos humanos. La Oficina de Recursos Humanos trabajará con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que harán cumplir esta política en materia de concientización, prevención y remediación.
Autoridad
Política de SFCC 4-2 Acción correctiva y acción disciplinaria para empleados
Política de SFCC 4-50 Política de empleados de SFCC sobre violencia sexual, mala conducta sexual, violencia en las relaciones, violencia doméstica y acecho
Política SFCC 7-1 Recursos tecnológicos, uso y seguridad
Política SFCC 7-4 Correo electrónico
Política SFCC 8-7 Redes sociales
APROBACIÓN
Aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 09/28/2006
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno: 6/22/2016
