1-31: Supervisión financiera de la Junta de Gobierno

Resumen de la política

Esta política describe la supervisión financiera, la autoridad y las responsabilidades de la Junta de Gobierno de Santa Fe Community College (SFCC o College).

Alcance y aplicabilidad

Esta política aborda la supervisión financiera y presupuestaria de la Junta Directiva de SFCC; establece las responsabilidades de los procesos de contratación y establece límites para autorizar gastos comerciales. Esta política se aplica a los miembros de la Junta Directiva y al Presidente o persona designada.

Declaración de la política

Esta política establece las responsabilidades de los miembros de la Junta y del Presidente con respecto a las obligaciones financieras de SFCC.

Definiciones

1. Gastos de Instrucción (Anexo 10) Fondos para actividades que forman parte del programa de instrucción: cursos con crédito y sin crédito; instrucción académica, vocacional y técnica; instrucción de recuperación y tutoría; educación comunitaria; educación de adultos; contrato de formación; y las sesiones ordinarias, extraordinarias y de extensión y la remuneración de profesores y presidentes, siempre que tengan como función principal la instrucción.
2. Apoyo Académico (Anexo 11) Fondos que brindan servicios de apoyo para las misiones principales del Colegio. Esto incluye administración académica, bibliotecas, galerías, apoyo auxiliar, desarrollo de personal académico y desarrollo de cursos y planes de estudios.
3. Servicios Estudiantiles (Anexo 12) Fondos para actividades que contribuyan al bienestar emocional y físico del estudiante, tales como consejería, orientación vocacional y administración de ayuda estudiantil y oficinas tales como Inscripción, Registraduría, Ayuda Financiera, Servicios de Consejería, Servicios de Carrera, Administración de Servicios Estudiantiles, etc.
4. Apoyo Institucional (Anexo 13) Fondos para actividades de nivel ejecutivo relacionadas con la gestión y la planificación a largo plazo para todo el Colegio, como la Junta de Gobierno (planificación, programación, servicios legales) y operaciones fiscales, y oficinas como la Junta de Gobierno, Presidente, Fundación, Marketing y Público Relaciones, Planificación e Investigación Institucional, Recursos Humanos, Seguridad y Vigilancia, Servicios Financieros.
5. Operación y Mantenimiento de Planta (Anexo 14) Fondos para la operación y mantenimiento de la planta física, como servicios y mantenimiento relacionados con el paisajismo y los terrenos, instalaciones, servicios públicos, protección contra incendios, seguros de propiedad, administración de la planta física, mantenimiento de edificios, servicios de custodia y servicios públicos. No incluye gastos de las cuentas del fondo institucional de planta.
6. Estudiante Social y Cultural Son fondos para actividades cuyo propósito principal es contribuir al bienestar emocional y físico de los estudiantes y a su desarrollo intelectual, cultural y social fuera del contexto del programa de instrucción formal, tales como gobierno estudiantil, liderazgo estudiantil, organizaciones y clubes estudiantiles, y actividades estudiantiles.
7. Servicio público Los fondos incluyen los ingresos y gastos de las unidades organizacionales que se establecen principalmente para brindar servicios no educativos que son beneficiosos para personas y grupos externos a la institución: estaciones de radio y televisión, servicios generales de asesoría (por ejemplo, la Corporación de Desarrollo de Pequeñas Empresas), atención médica y servicios sociales (centro de la primera infancia), consultoría y servicios no educativos similares (centro de conferencias).
8. Departamento de Servicio Interno Actividades que prestan servicios principalmente a departamentos institucionales internos por un cargo específico que debe cubrir los costos reales de prestación del servicio.
9. Ayuda Estudiantil y Becas Asistencia financiera brindada a los estudiantes en forma de subvenciones directas, exenciones de matrícula y cuotas y remisiones, estipendios de aprendices, y obsequios y premios, ya sea otorgados por y/o administrados a través de la universidad.
10. Tropas auxiliares Los auxiliares son entidades que existen para brindar un servicio a los estudiantes, profesores y/o personal, y que cobran una tarifa que está directamente relacionada, pero no necesariamente igual, al costo del servicio. Las empresas auxiliares se administran como operaciones autosuficientes. Las operaciones diseñadas para servir internamente a la institución y sus unidades organizacionales deben clasificarse como departamentos de servicio interno. Las operaciones diseñadas para servir a personas o grupos externos a la institución deben clasificarse como servicio público o educación comunitaria (Definición del Anexo 20 del Departamento de Educación Superior de Nuevo México).
11. Desembolso de capital Gastos para proyectos mayores y menores que generalmente aumentarán la inversión de la institución en la cuenta de planta. Este anexo contiene dos secciones: una para los fondos asignados y otra para los fondos no asignados. Los fondos se asignan por acción de la Junta de Gobierno, por apropiación o por una fuente de financiación de terceros. Cualquier otro fondo no está asignado.
12. Renovación y Reemplazo Son gastos por mantenimiento mayor o renovación y reemplazo de activos de planta existentes, incluyendo edificios, infraestructura del campus y equipo que no aumentan la inversión de la institución en planta.
13. Retiro de Deuda Ingresos, transferencias y gastos asociados con el repago de emisiones de bonos o el retiro de deudas de la institución.
14. Coincidencia en efectivo se refiere a una contribución en efectivo de SFCC, fondos que son parte de un costo compartido en forma de moneda real (coincidencia fuerte), no contribuciones en especie (coincidencia blanda).
15. Capacitación por contrato Estudio de contenido diseñado o personalizado para una audiencia específica relacionada con ciertas habilidades o competencia y de duración limitada.
16. Curso de crédito Estudio de contenidos por los cuales se otorga crédito académico al cumplir con todos los requisitos.
17. Fondos corrientes sin restricciones son recursos económicos a corto plazo disponibles para su uso en las actividades relacionadas con la misión del Colegio que se pueden gastar para cualquier propósito en el desempeño de los objetivos principales del Colegio, son recursos utilizados para el funcionamiento general diario del Colegio, y que normalmente no incluyen fondos a más largo plazo (dotaciones, fondos de planta, servicio de la deuda). Los fondos actuales se clasifican en las siguientes categorías/exhibiciones: • § Instrucción y General (Exh 10-14) • § Social y Cultural Estudiantil (Exh 15) • § Servicio Público (Exh 17) • § Servicio Interno (Exh 18) • § Ayuda Económica Estudiantil (Exh 19) • § Actividades Auxiliares (Exh 20)

Proceso de políticas

1. La Junta tiene la autoridad para aprobar presupuestos, ajustes presupuestarios y estados financieros.
2. La Junta se reunirá para revisar los estados financieros.
3. La revisión de la Junta de los informes financieros se pondrá a disposición del público a través de las actas de las reuniones.
4. El presidente y el vicepresidente de finanzas/director financiero prepararán el presupuesto de ingresos y gastos del año fiscal a través de un proceso inclusivo con la comunidad del campus.
5. La Junta determinará el presupuesto operativo para la distribución de los recursos disponibles de acuerdo con las prioridades de la Junta para SFCC. El presidente puede reasignar fondos dentro del presupuesto de cualquier exhibición específica, pero no entre exhibiciones sin la aprobación de la Junta.
6. La autoridad única para establecer matrículas y derechos de carácter general para créditos de horas semestrales reside en la Junta, previa recomendación del Presidente.
   1. Normalmente, la Junta tomará medidas para aprobar la matrícula y las tarifas para las clases de crédito una vez al año como parte de su aprobación del presupuesto operativo del año siguiente.
   2. La Junta puede delegar en el Presidente o en la persona designada la autoridad para aprobar las tarifas de los cursos individuales, como las tarifas de laboratorio para los cursos de ciencias.
   3. Cuando la Junta declara una emergencia financiera, las matrículas y las cuotas pueden modificarse fuera del proceso normal de aprobación del presupuesto. Tras la decisión de realizar cambios en las matrículas y las cuotas, la Universidad deberá notificarlo lo antes posible a los estudiantes y a la comunidad.
   4. Los derechos de los cursos individuales se registrarán como ingresos generales. En raras circunstancias, las tarifas de cursos individuales pueden redistribuirse a departamentos individuales para compensar los costos especiales de cursos particulares por recomendación del vicepresidente de finanzas/director financiero y la aprobación posterior del presidente.
   5. La autoridad para establecer los cargos de matrícula y cuotas para las clases de capacitación por contrato y sin crédito residirá en el presidente o su designado.
7. Compras y Contratos
   1. Se presentará a la Junta un informe de auditoría independiente preparado anualmente de acuerdo con los Estatutos y el Código Administrativo del Estado de Nuevo México. La Junta o un Comité de Auditoría de la Junta participará en las conferencias de auditoría de entrada y salida.
   2. SFCC intentará adquirir materiales y servicios por el mayor valor de acuerdo con el Código de Adquisiciones (Política 6-11 Adquisiciones). El Vicepresidente de Finanzas/Director Financiero establecerá protocolos de compra, aprobados por el Presidente, que describan el proceso a seguir para todas las compras.
   3. La facultad de contratar en nombre de la SFCC corresponde a la Junta; sin embargo, sujeto a las excepciones a continuación, la Junta autoriza la celebración de contratos y acuerdos de la siguiente manera:
      1. Los contratos y acuerdos por montos en dólares de hasta $200,000, con la excepción de los contratos plurianuales de más de cuatro años, pueden ser autorizados y ejecutados por el Presidente o su designado.
      2. Los contratos y acuerdos por montos en dólares superiores a $200,000 deben ser autorizados por la Junta de Gobierno y, una vez autorizados, pueden ser ejecutados por el Presidente o su designado.
      3. Los contratos de compras que están exentos del Código de Compras y las compras de emergencia, tal como se definen en el Código de Compras, no están sujetos a la aprobación descrita anteriormente. Dichos contratos serán abordados en los protocolos de compra. La Junta debe ser notificada en la próxima reunión de la Junta de cualquier adquisición de emergencia.
      4. La Junta también aprobará los siguientes contratos:
         1. Servicios de arquitectura para proyectos propuestos recientemente cuyo valor estimado supere los $200,000
         2. Nuevos proyectos de construcción que agregan o eliminan pies cuadrados
         3. Cualquier proyecto de construcción que convierta el espacio del salón de clases en un espacio de administración general
         4. Contratos plurianuales de más de cuatro años y cuyo valor total supere los $200,000, incluido el impuesto sobre los ingresos brutos
         5. Servicios jurídicos
         6. Seguros
         7. Servicios de auditoría, y
         8. El contrato del presidente.
   4. Si un proyecto de subvención está fuera de la actividad normal del Colegio, se notificará al Consejo Directivo (Política 9-3 de SFCC Financiamiento externo: Proceso de solicitud de subvenciones).
8. Órdenes de cambio de mejora de capital
   1. Cada proyecto de mejora de capital que exceda los $10,000 deberá incluir un presupuesto de orden de cambio de contingencia del 10 por ciento para proyectos de nueva construcción y remodelación.
   2. Para las órdenes de cambio que no superen dicho presupuesto, se autorizan las siguientes aprobaciones:
      1. El Vicepresidente de Finanzas/Director Financiero puede autorizar y ejecutar una sola orden de cambio de hasta $100,000.
      2. El Vicepresidente de Finanzas/Director Financiero informará al Presidente cualquier cantidad acumulada en dólares de órdenes de cambio en cualquier proyecto que supere los $100,000.
      3. El presidente solicitará la aprobación de la Junta para cualquier orden de cambio cuando el monto acumulado en dólares de las órdenes de cambio en cualquier proyecto supere los $100,000, y realizará informes adicionales por cada incremento del 20 por ciento de las órdenes de cambio.
9. Autoridad signataria
   1. Subvenciones: El presidente o la persona designada está autorizado a presentar solicitudes en nombre de SFCC a agencias privadas y gubernamentales para obtener subvenciones (Política 6-10 Financiamiento externo: Subvenciones). Se requerirá la aprobación previa de la Junta para cualquier solicitud de subvención:
      a. En apoyo de nuevas construcciones, y
      b. Cuando los términos requieran la aprobación específica del Directorio.
   2. Propiedad excedente: con la aprobación de la Junta, el presidente o la persona designada está autorizado a firmar los documentos necesarios para la compra o disposición de artículos de propiedad excedente de las agencias estatales correspondientes según lo permita la ley (Estatuto de Nuevo México § 13-6-6 (1996 hasta la 1.ª sesión de la 50.ª Legislatura)).
10. Instalaciones y equipos
    1. La Junta declara que su propiedad tiene un uso y un propósito restringidos al de apoyar programas educativos y actividades bajo el control de SFCC.
    2. La Junta designa al Presidente oa la persona designada para la administración de las instalaciones y obliga a SFCC a mantener un ambiente en el campus apropiado para fines educativos.
    3. Los grupos fuera del campus que utilicen las instalaciones deberán seguir las políticas y procedimientos apropiados (Política 5-4 Uso, asignación y administración de instalaciones, Política 8-2 Alquiler de espacios, Actividad política, Solicitación y venta en el campus, Política 10-1 Uso colaborativo propiedad de la universidad y propiedades arrendadas).
    4. SFCC puede establecer y operar servicios auxiliares como una librería y un servicio de alimentos para apoyar su misión y propósitos.
11. Comité de Revisión Financiera
    1. El Presidente establecerá anualmente un Comité de Revisión Financiera con representantes designados por el Presidente, los Senados de la Facultad y el Personal y la Asociación de Gobierno Estudiantil que se reunirá antes de cada reunión de la Junta.
    2. El Senado de la Facultad, el Senado del Personal y el Presidente nombrarán cada uno cinco miembros y la Asociación de Gobierno Estudiantil nombrará dos miembros para servir en el Comité.
    3. El Comité de Revisión Financiera deberá estudiar los estados financieros mensuales antes de cada reunión de la Junta.
    4. Durante el proceso del presupuesto anual, el Comité de Revisión Financiera revisará el proyecto de presupuesto y sus suposiciones.
    5. El Comité de Revisión Financiera estudiará el presupuesto institucional antes de presentarlo a la Junta y compartirá sus puntos de vista y sugerencias con el Presidente y la Junta.
12. Reservas de efectivo
    1. La Junta establece un requisito de reserva de efectivo para mitigar los problemas de flujo de efectivo que pueden resultar del momento en que se reciben los ingresos del impuesto milésima, las subvenciones por cobrar, los desembolsos de ayuda financiera y los problemas financieros inesperados.
    2. La Junta ordena al Presidente que establezca un fondo designado en el sistema contable que contenga la totalidad de las reservas de efectivo relacionadas con esta política.
    3. El monto mínimo retenido en el fondo de reserva de efectivo del Colegio será igual al 25% del promedio de los gastos reales de los fondos corrientes sin restricciones de los dos años anteriores al 30 de junio.
    4. La Junta autoriza al Presidente a invertir el nivel apropiado de fondos de reserva de efectivo en fondos de inversión de riesgo moderado a bajo que generen un rendimiento de inversión prudente y razonable al mismo tiempo que mantienen la liquidez adecuada para el fondo de reserva de efectivo.
    5. Cualquier inversión de las reservas de efectivo se sujetará a la Ley Uniforme de Manejo Prudente de los Fondos Institucionales (UPMIFA).

Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad

La Junta Directiva, el Presidente y el Vicepresidente de Finanzas/Director Financiero son responsables de la implementación y el cumplimiento de esta política. Trabajarán en conjunto con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que la hagan cumplir en materia de concientización, prevención y remediación.

Autoridad

Estatuto de Nuevo México § 13-6-6 (1996 a través de 1st Sess 50th Legis)
Informes financieros para instituciones públicas en Nuevo México
Código Administrativo de Nuevo México 2.2.2 Reglas de Auditoría
Código de Adquisiciones de Nuevo México (§13-1-21 a 13-1-199, NMSA, 1978 según enmendado) 
Política de SFCC 5-4 Uso, asignación y administración de instalaciones
Política 9-3 de SFCC Financiamiento externo: Proceso de solicitud de subvenciones
Política 6-11 de SFCC Adquisiciones
Política 8-2 de SFCC Actividad política, solicitación y venta en el campus
Política 8-4 del SFCC sobre servicios para conferencias, alquiler de instalaciones y expresión pública
Ley Uniforme de Manejo Prudente de los Fondos Institucionales

Aprobación

Aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 9/23/2015
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 2/25/2019
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 10/30/2019
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 10/27/2021
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 9/25/2024

Procedimientos Asociados

• Control Interno – Procedimientos