Estos procedimientos brindan información y pautas para los estudiantes interesados en establecer un club u organización en SFCC. Todos los clubes deben registrarse en la Oficina de Desarrollo Estudiantil y seguir los pasos y el proceso que se describen a continuación.
Solicitud
- Se puede obtener un formulario de registro del club en la Oficina de Desarrollo Estudiantil y debe enviarse al Coordinador de Participación Estudiantil durante el semestre en que el club u organización desea registrarse, de acuerdo con el cronograma de fechas límite para los semestres de otoño y/o primavera. Se deben cumplir los plazos para convertirse en un club/organización estudiantil oficial. El formulario debe estar completo con toda la información requerida y las firmas.
- El Coordinador de Participación Estudiantil aprueba o rechaza las solicitudes.
Rechazo de solicitud
- Si el Coordinador de Participación Estudiantil no aprueba la solicitud de registro, revisará la decisión con el Director de la Oficina de Estudiantes.
- Desarrollo y proporcionar a los solicitantes una copia de la declaración escrita de los motivos de la denegación. Los solicitantes pueden apelar de acuerdo con las disposiciones de la Política 2-3 Inquietudes y quejas de los estudiantes.
Derechos y obligaciones
- Un club u organización registrada es elegible para usar las instalaciones del Colegio bajo las disposiciones para grupos de estudiantes en la Política 5-4 Política de Asignación, Uso y Administración de Instalaciones. Para reservar a través de la Oficina de Servicios de Conferencias, se debe completar un formulario de evento en su totalidad y ser aprobado por el Coordinador de Participación Estudiantil. Luego, el formulario aprobado debe enviarse a Servicios de conferencias para reservar espacio.
- Un club u organización registrada puede publicitar o promover eventos, actividades u otras funciones con la ayuda del Coordinador de Participación Estudiantil.
- Un club u organización registrada tiene derecho al uso de la Sala de Conferencias de la Oficina de Desarrollo Estudiantil a través de un proceso de reserva disponible en la Oficina de Desarrollo Estudiantil.
- Se espera que el patrocinador del club o de la organización conozca las políticas, los procedimientos y los reglamentos del Colegio. El patrocinador debe informar al club de estudiantes oa los miembros de la organización si alguna actividad violará alguna política, procedimiento o reglamento de la universidad o si la actividad puede ser peligrosa para las personas o la propiedad.
- Los oficiales y asesores deben asistir a la orientación y cumplir con las políticas y procedimientos de SFCC para convertirse en un club/organización oficial.
- Los socios deben votar y aprobar el uso de los fondos del club. Estos fondos no pueden usarse (semilla/agencia) para beneficiar personalmente a un individuo, creando un conflicto de interés.
Procedimientos Fiscales
- El financiamiento inicial para los clubes y organizaciones estudiantiles se define como “dinero inicial”. Estos fondos se asignan el semestre en que se aprueba el estado del nuevo club u organización (solo otoño y primavera), de acuerdo con los plazos requeridos. Los clubes u organizaciones que regresan y que tienen un saldo en la cuenta de su agencia al final del ciclo fiscal del Colegio tendrán estos fondos disponibles como saldo inicial para el nuevo año fiscal que comienza con el semestre de otoño.
- El capital inicial para los clubes se financia a través del proceso presupuestario del Gobierno Estudiantil como un gasto de partida cada año.
- Cada club u organización activo registrado recibe $400 de capital inicial. Estos fondos se asignan del presupuesto de Actividades Estudiantiles al presupuesto de la organización una vez al año.
- El Coordinador de Participación Estudiantil identifica los clubes y organizaciones activas registradas y envía esa información a través de un BAR (solicitud de ajuste de presupuesto) al director de presupuesto del Colegio.
- El dinero inicial reside en la cuenta de suministros de oficina de cada club u organización. Los clubes u organizaciones que deseen reasignar el capital semilla inicial para aumentar los gastos en otras partidas de sus presupuestos pueden hacerlo con el Coordinador de Participación Estudiantil en las reuniones obligatorias de revisión del presupuesto realizadas durante el semestre de otoño.
- Se alienta a los clubes y organizaciones a utilizar primero los fondos iniciales en sus gastos iniciales. Todos los fondos no utilizados que queden del capital inicial se revierten al presupuesto de Actividades Estudiantiles al cierre del ciclo fiscal de la Universidad.
- Los saldos de fondos se originan de los esfuerzos del club o de la organización en la recaudación de fondos y las donaciones a lo largo de un semestre determinado. Estos fondos están disponibles para el club u organización durante cada año fiscal en el que están activos. Estos fondos se depositan en la cuenta de ingresos del club o de la organización desde la cual se pueden realizar aumentos en los gastos a través de un BAR, según sea necesario.
- Los saldos de fondos permanecen en el presupuesto del club u organización para ser utilizados únicamente por ese club u organización. Los saldos de fondos del club u organización se revierten al presupuesto de Actividades Estudiantiles solo cuando el Coordinador de Participación Estudiantil ha definido al club u organización como inactivo. (Consulte la definición de inactivo).
Los clubes u organizaciones de estudiantes deben depositar los fondos recaudados dentro de las 24 horas posteriores a la recepción.
Los fondos solo se pueden usar de acuerdo con la SFCC y las pautas estatales. - Cada club u organización registrada y su patrocinador deben operar de manera fiscalmente responsable. La Oficina de Actividades Estudiantiles ofrece sesiones obligatorias de información sobre el presupuesto en los semestres de otoño y primavera a las que el administrador de presupuesto y el administrador de presupuesto suplente deben asistir.
- Ningún club u organización, registrado o no, puede usar las instalaciones del Colegio mientras tenga una deuda monetaria con el Colegio y el Colegio considere que la deuda está en mora.
Pérdida de registro
- El Coordinador de Participación Estudiantil puede cancelar el estado registrado de una organización estudiantil registrada si:
- Ya no cumple con los requisitos de elegibilidad establecidos en este documento.
- Viole los derechos y deberes de los clubes y organizaciones establecidos en este documento.
- Incumple con el procedimiento fiscal aquí establecido.
- Está inactivo por un período de cuatro semestres consecutivos, dos de otoño y dos de primavera. (Inactivo se define como ausencia de comunicación o reuniones entre los miembros y su patrocinador y/o ausencia de actividad fiduciaria durante el mismo período de tiempo).
- Un club u organización de estudiantes cuyo estado registrado haya sido cancelado puede apelar de acuerdo con las disposiciones de la Política 2-3 Inquietudes y quejas de los estudiantes.
- Un club u organización de estudiantes registrados cuyo estado registrado haya sido cancelado debido a la inactividad puede solicitar la reinscripción en cualquier momento. Cualquier fondo restante en el presupuesto del club o de la organización al momento de la cancelación vuelve al presupuesto de Actividades Estudiantiles.
- Un club u organización registrada cuyo estado registrado haya sido cancelado debido a infracciones disciplinarias no podrá volver a registrarse durante un período de al menos cuatro meses a partir de la fecha de dicha cancelación. La cancelación es efectiva en todo el Colegio.
Contacto: Thomasinia Ortiz Gallegos, Vicepresidente Asociado para el Éxito Estudiantil
505-428-1238, thomasinia.ortizgall@sfcc.edu
Actualizado: 5/10/2017
