7-4: Correo Electrónico – Procedimientos

CUENTAS DE CORREO ELECTRÓNICO 

Todo el cuerpo docente, el personal, los estudiantes, los miembros de la junta directiva y los empleados temporales recibirán una cuenta de Outlook de Office365. Las direcciones de correo electrónico suelen ser nombre.apellido@sfcc.edu. La dirección de correo electrónico también puede incluir un número. Los nombres de usuario asignados se crean en función de los nombres legales proporcionados.

Las solicitudes de cambios de direcciones de correo electrónico deben comenzar en Recursos Humanos para un empleado o en la Oficina de Registros para un estudiante. Los cambios de nombre requieren documentación del cambio de nombre legal. Los cambios de dirección de correo electrónico no están automatizados y, además, requieren un ticket utilizando el icono de la mesa de servicio de OIT en el escritorio. Consulte la Política 7-1 para obtener información adicional sobre los cambios de nombre de usuario y nombre de cuenta.

A los contratistas se les puede emitir ocasionalmente una cuenta de correo electrónico. Se espera que los contratistas que recibieron una dirección de correo electrónico sigan esta y todas las demás políticas y procedimientos de SFCC. Las cuentas de correo electrónico del contratista deben ser solicitadas por el Departamento que patrocina al contratista. La solicitud requiere la aprobación del vicepresidente o director ejecutivo correspondiente. Las cuentas de contratista solo estarán activas durante tres meses a la vez. Cuando la cuenta vence, los departamentos deben completar la solicitud nuevamente.

Las cuentas de correo electrónico de SFCC se proporcionan exclusivamente para asuntos oficiales de SFCC. Todos los usuarios deben revisar su correo electrónico de SFCC con regularidad y responder a las comunicaciones oficiales de manera oportuna.

ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO DESDE UN DISPOSITIVO PROPIEDAD DE SFCC

Outlook Web App, Outlook para Mac y la versión de escritorio de Microsoft Outlook son las aplicaciones compatibles para acceder al correo electrónico en los dispositivos propiedad de SFCC. Las computadoras del campus ya tienen instalado Outlook, y al seleccionar el icono de Outlook, normalmente se creará un perfil de usuario automáticamente. Todos los usuarios deberán iniciar sesión con sus credenciales de SFCC y completar la autenticación multifactor (MFA) para acceder al correo electrónico.

ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO A TRAVÉS DE UN NAVEGADOR WEB

Se puede acceder al correo electrónico iniciando sesión en https://my.sfcc.edu y haciendo clic en el ícono de Outlook Web App desde la sección de aplicaciones en el medio de la página.

ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO EN UN DISPOSITIVO MÓVIL PERSONAL

OIT proporciona soporte de configuración limitado para el acceso al correo electrónico en dispositivos personales. Outlook es la herramienta compatible para acceder al correo electrónico.

Los empleados que reciben correo electrónico en un dispositivo móvil personal son responsables de garantizar que su dispositivo esté protegido con un código de acceso y que se bloquee automáticamente. Los dispositivos móviles también deben mantenerse actualizados con parches y la versión del sistema operativo debe ser compatible. Los dispositivos móviles deben tener software antivirus y antimalware. Ninguna otra persona debe poder acceder al correo electrónico de SFCC de un empleado en dispositivos móviles.

OIT se reserva el derecho de limitar el acceso a cualquier dispositivo que no cumpla con los requisitos de seguridad de SFCC. OIT también puede hacer cumplir los requisitos de seguridad para dispositivos personales, incluidos los requisitos para un código de acceso, cifrado u otras configuraciones de seguridad básicas. Cuando se despide a un empleado, OIT puede intentar eliminar la configuración de correo electrónico y los datos de SFCC de cualquier dispositivo personal registrado.

Se recomienda encarecidamente a los estudiantes que se aseguren de que sus dispositivos móviles tengan la configuración de seguridad adecuada, se mantengan actualizados y tengan contraseñas seguras. SFCC se reserva el derecho de limitar el acceso a cualquier dispositivo inseguro o problemático.

INSTALACIÓN DE OUTLOOK EN UNA PC O MAC

El personal, la facultad y los estudiantes de crédito inscritos en el semestre actual pueden descargar e instalar Office Pro Plus iniciando sesión en https://my.sfcc.edu y haciendo clic en el enlace de Office 365 desde la sección de aplicaciones en el centro de la página. En la esquina superior derecha de la página de Office 365, haga clic en Instalar Office. Siga las instrucciones para descargar el software en su dispositivo.

Una vez completada la instalación, se requerirá autenticación con un nombre de usuario y una contraseña de SFCC. El nombre de usuario es nombre.apellido@sfcc.eduTambién puede contener un número. La contraseña es la misma que la de MySFCC.

INSTALACIÓN DE OUTLOOK EN DISPOSITIVOS ANDROID O IOS

El personal, la facultad y los estudiantes de crédito inscritos en el semestre actual pueden descargar e instalar Outlook visitando la tienda de aplicaciones correspondiente y buscando Outlook. Una vez completada la instalación, será necesario iniciar sesión con un nombre de usuario y una contraseña de SFCC para fines de suscripción.

OTRAS APLICACIONES DE CORREO ELECTRÓNICO

Muchas herramientas de correo electrónico permitirán el acceso a las cuentas de correo electrónico de Office 365. Aquellos que deseen utilizar una herramienta que no sea Outlook deben consultar el sitio de soporte de herramientas para obtener instrucciones sobre cómo configurar una cuenta de Office 365. En general, la única información requerida es su nombre de usuario y contraseña de SFCC.

Para garantizar la seguridad y un soporte adecuado, los empleados deben usar únicamente la aplicación Outlook para el correo electrónico en dispositivos móviles. No deben recibir, enviar ni acceder a información confidencial en ningún dispositivo fuera de Outlook.

OIT no puede garantizar la funcionalidad o la seguridad de ninguna herramienta de terceros y solo brindará asistencia de configuración limitada. OIT no brindará soporte para la resolución de problemas con otras herramientas de correo electrónico instaladas en dispositivos móviles personales.

REENVÍO DE CORREO ELECTRÓNICO

Antes de reenviar su correo electrónico a otro servicio, recuerde que OIT no puede garantizar la llegada del correo electrónico a otro servicio de correo electrónico. Si el reenvío falla, es posible que pierda información importante de la que aún es responsable.

Los empleados que trabajan con información confidencial o información de identificación personal (PII) tienen estrictamente prohibido habilitar el reenvío de correo electrónico. OIT no no apoyar ni ayudar con la configuración del reenvío de correo electrónico externo para los empleados.

SEPARACIÓN DEL COLEGIO

Las cuentas de correo electrónico del personal y de la facultad de tiempo completo se desactivarán al momento de la terminación. Las cuentas de correo electrónico se mantendrán durante un mínimo de 6 meses después de la terminación.

Los supervisores deben asegurarse de que la respuesta Fuera de la oficina y el reenvío de correo electrónico estén configurados en las cuentas para cualquier empleado que se vaya. Si esto no se hace antes de la terminación, los supervisores pueden ingresar una solicitud a través del Soporte técnico OIT icono para el reenvío de correo electrónico y una respuesta de fuera de la oficina.

Los profesores adjuntos seguirán teniendo acceso durante aproximadamente 365 días después de su último curso completado, momento en el cual su cuenta de correo electrónico se desactivará. Las cuentas de correo electrónico se mantendrán durante un mínimo de 6 meses después de esta fecha.

Los estudiantes conservarán el acceso a su correo electrónico de Office 365 durante un máximo de 6 semestres después de completar con éxito el último curso. Pasado este tiempo, la cuenta quedará inhabilitada y se mantendrá durante tres meses. Los estudiantes que deseen que se eliminen sus cuentas antes deben comunicarse con el Servicio de atención al cliente de OIT al 505-428-1222.

BUZONES COMPARTIDOS

Los departamentos, clubes de estudiantes, comités y grupos pueden solicitar cuentas de correo electrónico compartidas, que aparecerán como una cuenta separada dentro de Outlook. Por razones de seguridad y seguimiento, OIT no creará cuentas de correo electrónico en las que se pueda iniciar sesión directamente.

Todo buzón compartido debe tener un propietario asignado. El propietario es responsable de garantizar que el buzón compartido se supervise, administre y utilice correctamente. También es responsable de delegar el acceso o de solicitarlo y aprobarlo.

Las solicitudes de buzón o acceso compartido se pueden realizar ingresando un ticket mediante el enlace de Soporte Técnico OIT.

La OIT auditará ocasionalmente los buzones compartidos para garantizar su uso y supervisión activos. Los buzones compartidos que no se utilicen durante un año serán eliminados.

LISTAS DE DISTRIBUCIÓN

OIT proporciona listas de distribución en todo el campus para distribuir información crítica a la comunidad de nuestro campus. Estas listas de distribución incluyen Todo el personal, Todo el personal docente y Todos los estudiantes.

La capacidad de enviar a estos grupos se limita a los siguientes para fomentar el uso adecuado. Se debe tener cuidado para garantizar que el correo electrónico se envíe a la audiencia adecuada.

• Todo el personal: presidentes del personal del Senado o aprobación del director de recursos humanos.
• Todos los estudiantes: el acceso requiere la aprobación del Vicepresidente para el Éxito Estudiantil. Los funcionarios de SGA también pueden solicitar este acceso.
• Todos los miembros de la facultad: presidentes del senado de la facultad o aprobación del vicepresidente de Asuntos Académicos.

La membresía en estos grupos se basa en un rol en el campus. OIT no puede completar ninguna solicitud para excluirse de estas listas de distribución u otras listas de distribución basadas en funciones.

OIT también proporciona listas de distribución para otros grupos universitarios, clubes, equipos de proyectos, organizaciones y departamentos oficiales. Un grupo que requiera una lista de distribución debe ingresar un boleto utilizando el enlace de autoservicio de boletos de OIT. Proporcione una lista de los miembros solicitados y el nombre de la persona que será propietaria de la lista de distribución.

Solicitar una adición a una lista de distribución requiere el permiso del propietario de la lista de distribución. Por lo general, el propietario puede actualizar la lista o puede ingresar una solicitud de Service Desk llamando al 428-1222 o utilizando el Soporte técnico OIT .

Las listas de distribución se auditarán ocasionalmente para garantizar que aún sean necesarias.

LÍMITES DE LA CUENTA DE CORREO ELECTRÓNICO

Los límites de tamaño de la cuenta de correo electrónico se basan en los estándares creados por Microsoft. Los límites de tamaño actuales incluyen:

• Límite de tamaño del buzón: 100 GB
• Envío restringido a destinatarios internos 150 (por hora).
• Límite máximo de resipientes 450 (por día).
• Las cuentas que superen este límite podrían quedar bloqueadas durante 24 horas, ya que esto se considera una posible amenaza para la seguridad. Se pueden hacer excepciones a este límite con la aprobación del decano o los supervisores del área. Todas las solicitudes deben realizarse a través del sistema de tickets de la OIT.

SEGURIDAD DE CORREO ELECTRÓNICO

La Oficina de Tecnología de la Información aplica diversas tecnologías para limitar el riesgo del correo electrónico, incluyendo la autenticación multifactor (MFA). Sin embargo, el correo electrónico no debe considerarse un método seguro para enviar información confidencial, como números de tarjetas de crédito o números de la Seguridad Social. Es importante asegurarse de cumplir con todas las políticas sobre información de identificación personal (PII) y correo electrónico.

Todos los usuarios de correo electrónico deben ser extremadamente cautelosos al abrir correos electrónicos, hacer clic en enlaces y responderlos. El malware, el phishing, el whaling y otras amenazas de seguridad son cada vez más frecuentes. Los cibercriminales intentan robar información, cheques de pago, información personal y ayuda financiera estudiantil.

Consejos para reconocer un correo electrónico malicioso:

1. Compruebe la dirección de correo electrónico del remitente. ¿Coincide con la dirección esperada?
2. Pase el cursor sobre los enlaces. ¿Coinciden con un enlace esperado? Compruebe si hay errores tipográficos.
3. El correo electrónico contiene una amenaza o una advertencia. Por ejemplo, su cuenta está a punto de cerrarse.
4. Intentar que hagas clic en un enlace o abras un archivo adjunto.
5. Saludo Genérico
6. Solicitud de verificación de información
7. Solicitud de información personal, como su contraseña
8. Errores tipográficos y redacción extraña
9. tono urgente
10. No esperabas el correo electrónico.

Esta no es una lista exhaustiva, ni garantiza que un correo electrónico sea malicioso. Si necesita confirmar, llame a la persona o empresa utilizando un número de teléfono conocido. No responda a un correo electrónico sospechoso ni utilice ningún número de teléfono que se encuentre en un correo electrónico. Los números de teléfono pueden ser manipulados y una cuenta de correo electrónico puede ser pirateada.

Si sospecha que fue víctima de una estafa por correo electrónico o hizo clic en un enlace malicioso, usted es responsable de notificar a su supervisor y comunicarse con OIT de inmediato.

KNOWBE4 Y ALERTA DE PHISH: SOLO EMPLEADOS

KnowBe4 es una organización líder en formación sobre concienciación en materia de seguridad. Nos permite crear un firewall humano, que puede protegernos contra correos electrónicos maliciosos. El programa consiste en una campaña de capacitación y ataques de phishing simulados. Los objetivos son aumentar la conciencia de seguridad y disminuir la cantidad de clics en enlaces maliciosos.

La OIT realiza simulacros de ataques de phishing para todos sus empleados una vez al mes. Al hacer clic en uno de los enlaces de prueba, el usuario accede a un sitio web instructivo. Si un usuario hace clic en un enlace dos veces al año, recibirá un enlace de capacitación con instrucciones adicionales.

Los empleados también pueden usar el icono de alerta de phishing disponible en Outlook para Mac, Outlook para Windows y Outlook online para enviar correos electrónicos de phishing a revisión. Los correos electrónicos de Knowbe4 reducirán su nivel de riesgo, pero otros se enviarán de forma segura a OIT para su revisión.

Los empleados deberán completar anualmente una capacitación sobre concientización en seguridad a través de la plataforma Workday Learn. Consulte la Política 7-1 para obtener más información.

CIFRADO DE CORREO ELECTRÓNICO

El correo electrónico no se considera un método seguro para transmitir información. Si se envía a través de una red pública, wifi o incluso una red interna, podría ser interceptado y leído. El cifrado reduce el riesgo de que la información sea legible antes de llegar a su destino.

La información confidencial o sensible, como números de tarjetas de crédito y números de seguridad social, nunca debe enviarse ni almacenarse en correos electrónicos. Cualquier otra información confidencial, como información financiera u otra PII, debe enviarse mediante un método encriptado. Cualquier persona que envíe información confidencial o PII debe revisar la política 7-3 para garantizar el cumplimiento de los requisitos de datos.

Métodos de cifrado dentro de Office 365: Outlook para Windows, Outlook para Mac y en Office 365.

1. [cifrar]Permite que las cuentas internas de Office 365 de SFCC envíen un mensaje cifrado a cuentas de correo electrónico externas. Esto no funcionará para el correo electrónico enviado entre cuentas @sfcc.edu.  Use esto escribiendo [cifrar] dentro del asunto de un correo electrónico. Debe dejar un espacio antes del texto adicional.
2. [no adelante] – Permite que las cuentas internas de SFCC envíen rápidamente un mensaje cifrado que no se puede reenviar ni imprimir. Use esto escribiendo [donotforward] dentro del asunto de un correo electrónico. Debe dejar un espacio antes del texto adicional.
3. No re-enviar:Solo los destinatarios del correo electrónico o documento podrán ver o responder. El mensaje no se puede reenviar ni imprimir. Este mensaje también está encriptado. Use esto haciendo clic en Opciones-Permiso-No reenviar.
4. Colegio Comunitario de Santa Fe – Confidencial– Solo las personas dentro del inquilino de Office 365 de SFCC pueden acceder al contenido, realizar ediciones o compartir el contenido. Use esto haciendo clic en Opciones-Permisos-Santa Fe Community College - Confidencial dentro de un mensaje de correo electrónico.
5. Colegio Comunitario de Santa Fe – Vista confidencialSólo – Solo las personas dentro del inquilino de Office 365 de SFCC pueden ver el contenido. Pueden editar, pero no pueden imprimir ni compartir el contenido. Úselo haciendo clic en Opciones-Permisos- Santa Fe Community College - Solo vista confidencial.

La Oficina de Tecnología de la Información también proporciona Microsoft SharePoint y OneDrive para casos de uso específicos que podrían no estar contemplados en la lista anterior. Por ejemplo, la necesidad de enviar datos de informes (incluida información de identificación personal), el envío de datos legales, el seguimiento del acceso a datos enviados por correo electrónico y la necesidad de solicitar datos de una fuente externa. Si tiene algún requisito que no se cumpla con el cifrado de Office 365, póngase en contacto con nuestro servicio de asistencia.

ENLACES SEGUROS ATP

Enlaces Seguros es una función de seguridad de Office 365 que analiza las URL de los correos electrónicos entrantes tanto al recibir el mensaje como al hacer clic en el enlace, lo que ayuda a identificar sitios web maliciosos. Como parte de este proceso, el enlace del mensaje se reescribe para que se dirija a través del servicio de seguridad de Microsoft. La URL original aún se puede ver al pasar el cursor sobre el enlace o inspeccionar el texto, pero el enlace reescrito proporciona una capa adicional de protección. Si bien Enlaces Seguros ayuda a bloquear muchos enlaces peligrosos, no garantiza que todos sean seguros. Los empleados deben seguir usando el buen juicio y siguiendo las mejores prácticas para identificar correos electrónicos sospechosos. Piense antes de hacer clic.

ACCESORIOS SEGUROS ATP

Adjuntos Seguros es una función de seguridad de Office 365 que analiza los archivos adjuntos de correo electrónico en busca de malware y otro contenido malicioso antes de que estén disponibles para el usuario. En algunos casos, un correo electrónico puede llegar a su bandeja de entrada mientras el archivo adjunto aún se está analizando. Una vez finalizado el análisis y sin detectar contenido malicioso, el archivo adjunto se liberará y estará accesible. Si Adjuntos Seguros identifica una amenaza, el archivo adjunto se elimina automáticamente para evitar su exposición. Si bien esta tecnología reduce significativamente el riesgo de que archivos dañinos lleguen a su bandeja de entrada, no elimina todas las amenazas. Los empleados deben seguir usando el buen juicio y aplicar las prácticas recomendadas para reconocer correos electrónicos y archivos adjuntos sospechosos. Piense antes de hacer clic.

PROTECCIÓN DE PESCA

Las estafas de phishing son correos electrónicos que intentan hacerse pasar por una empresa conocida o un empleado de alto nivel de su empresa. En SFCC, estos correos suelen aparecer como variaciones del nombre del presidente actual o de otro ejecutivo. Este sistema bloquea los intentos de usar coincidencias exactas con el directorio de usuarios de SFCC. Tenga en cuenta que podría encontrar variaciones de nombres que intentan evadir el software y engañar a los usuarios para que compren tarjetas de regalo, instalen malware o revelen credenciales e información personal.

ANÁLISIS DE SPAM Y MALWARE

Todo el correo electrónico se analiza en busca de malware y spam al llegar y al abrirse. Si recibe correo electrónico a través de una aplicación que no sea Outlook, tenga cuidado al hacer clic en enlaces o responder correos electrónicos. Acceder al correo electrónico de SFCC en dispositivos móviles conlleva riesgos de seguridad adicionales. Los empleados deben proteger sus dispositivos con un código de acceso o un candado biométrico, mantener el software actualizado y usar solo aplicaciones de confianza. Los dispositivos deben estar configurados con protecciones aprobadas por SFCC, como la autenticación multifactor (MFA). Si bien estas medidas ayudan a proteger la información confidencial, los usuarios deben seguir siendo precavidos al interactuar con el correo electrónico en dispositivos móviles.

CARPETA DE CORREO BASURA

La carpeta de correo no deseado es una característica integrada de Office 365. La carpeta de correo no deseado funciona mejor cuando configura activamente sus listas de correo no deseado y seguro.

Si los mensajes llegan a su bandeja de entrada y no desea verlos, haga clic con el botón derecho en el mensaje y elija Remitente de bloqueo de correo no deseado.

Si los mensajes se envían incorrectamente a su carpeta de correo no deseado:

1. Asegúrese de que el mensaje no sea malicioso, confirmando los enlaces y las direcciones de correo electrónico.
2. Haga clic con el botón derecho en el mensaje y seleccione Basura: nunca bloquear al remitentepara agregar la dirección de correo electrónico a su lista segura.
3. Haga clic con el botón derecho en el mensaje y seleccione Basura – No basurapara mover el mensaje a su bandeja de entrada.

La OIT puede incluir en la lista blanca direcciones de correo electrónico que muchos usuarios marcan constantemente como correo no deseado. Las solicitudes de inclusión en la lista blanca deben enviarse a través del sistema de tickets y solo se procesarán con la aprobación del vicepresidente o decano del área correspondiente.

PREVENCIÓN DE PÉRDIDA DE DATOS

OIT ha aplicado políticas que intentan bloquear el correo electrónico enviado a direcciones de correo electrónico externas que contienen:

1. números de tarjetas de crédito,
2. Números de Seguro Social, y
3. Números de identificación del estudiante
4. ACH
5. Swift

Los remitentes son responsables del contenido de su correo electrónico y deben asegurarse de que envían datos e información de acuerdo con esta y todas las Políticas y Procedimientos de SFCC.

COPIAS DE SEGURIDAD Y ARCHIVO

Si bien SFCC continúa archivando todo el correo electrónico por motivos legales, el entorno de Office 365 ahora cuenta con un periodo de retención de un año. Los elementos eliminados se pueden recuperar durante 30 días después de vaciar la papelera, tras lo cual quedan sujetos a la política de retención de copias de seguridad de un año.

Para recuperar un elemento, haga clic con el botón derecho en la carpeta de elementos eliminados y haga clic en recuperar elementos eliminados dentro de Outlook o Outlook Web App. Se mostrará una lista de los elementos recuperables.

SFCC utiliza una herramienta de archivo para mantener un registro de todos los mensajes de correo electrónico enviados y recibidos durante un mínimo de cinco años. Los departamentos y las personas son responsables de cualquier retención que supere el plazo de cinco años.

ACCESO AL CORREO ELECTRÓNICO O LOS ARCHIVOS DE UN EMPLEADO ACTUAL

En ocasiones, puede ser necesario acceder al correo electrónico o archivos personales de un empleado existente mientras una persona está enferma o de vacaciones y no se puede contactar a la persona para proporcionar acceso. Los supervisores deben hacer todo lo posible para planificar con anticipación y el empleado debe delegar el acceso al correo electrónico o mover archivos a carpetas compartidas. Sin embargo, en ocasiones pueden ocurrir emergencias que requieran acceso adicional. Se debe hacer todo lo posible para limitar la solicitud solo al acceso requerido. El personal de OIT intentará utilizar herramientas de archivo para encontrar solo documentos o correos electrónicos relevantes. Para ello, las solicitudes de acceso deben realizarse al CIO y deben incluir lo siguiente:

1. Aprobación de Área VP o Ejecutivo.
2. Se requieren detalles específicos del tipo de acceso, nombres de archivos y fechas.

Con la aprobación del CIO, el personal de Administración de Sistemas de OIT proporcionará el acceso solicitado al correo electrónico correspondiente o proporcionará copias de los archivos solicitados en una ubicación adecuada. Los permisos nunca incluirán la capacidad de enviar como empleado.

ACCESO A CORREO ELECTRÓNICO PARA FINES DE LITIGIO

1. Las solicitudes de asesoría legal deben hacerse por escrito al Director de Recursos Humanos o su designado.
2. La solicitud debe identificar las direcciones de correo electrónico o los nombres de usuario de las personas, cualquier palabra clave relevante y las fechas de inicio y finalización de las búsquedas. También se debe incluir la información de contacto del asesor legal solicitante.
3. El Director Ejecutivo o el VP apropiado enviará la solicitud al CIO o su designado con su aprobación.
4. El personal de administración de OIT Systems completará búsquedas relevantes dentro de las tecnologías de archivo actuales.
5. De ser requerido, el empleado de la administración de sistemas de la OIT puede contactar al solicitante para aclaración de los parámetros de búsqueda.
6. Si hay cambios en la búsqueda original, es necesario aclarar o ajustar el método. La OIT notificará al CIO y al solicitante de los cambios.
7. El personal de la OIT luego brindará acceso a los archivos al solicitante dentro de los 5 días hábiles posteriores a la recepción de la solicitud de búsqueda aprobada.
8. Si el Solicitante considera que se requieren cambios adicionales, entonces la solicitud debe devolverse al CIO o su designado con las correcciones solicitadas.
9. Tras la aprobación final, los archivos se entregarán al solicitante.

ACCEDER AL CORREO ELECTRÓNICO DE UN ANTIGUO EMPLEADO

OIT mantiene las cuentas, los buzones de correo y los archivos de red de los antiguos empleados en su estado original durante no menos de 6 meses. Sin embargo, las cuentas están deshabilitadas, la cuenta está oculta y el correo electrónico está configurado para no aceptar correo electrónico o se reenvía a otro usuario. Es responsabilidad de cada departamento solicitar que se reenvíe el correo electrónico y transferir el correo electrónico crítico dentro del plazo de 6 meses.

Después de 6 meses, las cuentas pueden eliminarse del correo electrónico, directorio activo y otros sistemas. OIT mantiene un archivo de correos y calendarios individuales durante 5 años; sin embargo, estos ya no están vinculados a una cuenta de usuario.

El supervisor del exempleado puede solicitar que OIT reenvíe un correo electrónico a otro empleado y solicite una respuesta automática para alertar a los remitentes externos e internos de la partida. Esto debe hacerse por escrito a través del sistema de emisión de boletos OIT y debe incluir lo siguiente:

1. La solicitud debe provenir del ex supervisor, Decano o VP
2. El nombre o nombre de usuario del ex empleado.
3. La dirección de correo electrónico de reenvío solicitada.
4. El idioma del mensaje de respuesta automática solicitado.

El supervisor del exempleado también puede solicitar que OIT le otorgue acceso temporal al buzón a través de Outlook para transferir el correo electrónico antiguo. Esto debe hacerse por escrito a través del sistema de emisión de boletos OIT y debe incluir lo siguiente:

1. La solicitud debe provenir del supervisor, decano o vicepresidente del ex empleado.
2. El nombre y nombre de usuario del ex empleado
3. El nombre y nombre de usuario de la persona que requiere acceso.
4. Una descripción del acceso requerido.

El acceso no incluirá la posibilidad de enviar correos electrónicos como antiguo empleado.
El supervisor del exempleado también puede solicitar que los archivos del exempleado se trasladen a un lugar accesible para ellos mismos o para otro empleado actual. Esto debe hacerse por escrito a través del sistema de emisión de boletos OIT y debe incluir lo siguiente:

1. La solicitud debe provenir del supervisor anterior.
2. Nombre y nombre de usuario del ex empleado.
3. Ubicación de los archivos actuales.
4. La nueva ubicación solicitada.

La OIT puede comunicarse con el vicepresidente o ejecutivo correspondiente para asegurarse de que los documentos se manejen correctamente.