5-5: Distribución y control de claves

Resumen de la política

Esta política establece los requisitos de control, distribución y seguimiento de todas las llaves de todas las instalaciones de Santa Fe Community College (SFCC o College) para garantizar el acceso y la seguridad adecuados.

Alcance y aplicabilidad

La política brinda seguridad a la comunidad del Colegio al detallar los procesos para el control, uso y posesión de llaves y tarjetas de acceso. Esta política se aplica a todos los empleados y otras personas designadas para tener acceso a las áreas que requieren una llave.

Declaración de la política

SFCC se compromete a proporcionar un entorno seguro de enseñanza y aprendizaje. La emisión y el control de la distribución y devolución de llaves y tarjetas de acceso juegan un papel importante en la seguridad de las instalaciones del campus.

Definiciones

1. Empleado es cualquier miembro de la fuerza laboral de la universidad: todo el personal (regular a tiempo completo, regular a tiempo parcial, a término, temporal, a prueba, puesto sensible); todos los estudiantes empleados; todo el cuerpo docente (tiempo completo, medio tiempo, adjunto, a prueba); todos los administradores, incluidos los interinos; todos los trabajadores contratados.
2. Teclados se refiere a todas las llaves y tarjetas de acceso de las instalaciones y/o edificios.

Proceso de políticas

1. Para obtener una llave o tarjeta de acceso, se requiere la aprobación por escrito del jefe de departamento correspondiente.
2. El Director de Información o la persona designada aprobará todas las solicitudes de llaves y tarjetas de acceso a los centros de datos y armarios de red del Colegio.
3. El acceso a las instalaciones, edificios, espacios de propiedad u operados por la universidad está limitado a aquellos que presenten formularios completos y firmados.
4. El control y emisión de llaves de instalaciones y tarjetas de acceso es responsabilidad de Instalaciones y Operaciones bajo la supervisión del Departamento de Servicios Financieros. Los empleados deberán informar de inmediato a su supervisor y a Instalaciones y Operaciones todas las llaves de las instalaciones perdidas o robadas.
5. Los empleados no pueden transferir llaves o tarjetas de acceso a otra persona. Si una persona ya no necesita una llave, deberá notificar a su supervisor y devolver la llave a Instalaciones y Operaciones.
6. Se prohíbe cualquier duplicación o copia de las llaves del Colegio, excepto a través de Instalaciones y Operaciones.
7. El Colegio se reserva el derecho de exigir la devolución de las llaves en cualquier momento. Cuando se solicite, las llaves se deben devolver en un plazo de 24 horas.
8. Cuando un empleado se separa del empleo en SFCC, todas las llaves emitidas a ese empleado deben devolverse a la Oficina de Recursos Humanos. En caso de no devolución:
   1. Si un empleado ha perdido una(s) llave(s), deberá pagar la tarifa correspondiente.
   2. Si un empleado deja el Colegio sin devolver la(s) llave(s), el Colegio tomará las medidas adecuadas para solicitar la devolución de la(s) llave(s) y el pago de la tarifa correspondiente.
9. Cualquier violación de esta política resultará en la acción disciplinaria correspondiente (Política SFCC 4-2 Acción correctiva y acción disciplinaria del empleado).

Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad

El Presidente, a través del Vicepresidente de Finanzas/Director Financiero, Oficina de Instalaciones y Operaciones, Seguridad y Protección del Campus y la Oficina de Recursos Humanos serán responsables de hacer cumplir las políticas y procedimientos de las instalaciones. El Departamento de Servicios Financieros trabajará con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que hagan cumplir esta política con respecto a la concientización, prevención y remediación.

Autoridad

Política de SFCC 4-2 Acción correctiva y acción disciplinaria para empleados
Política de SFCC 7-1 Recursos, uso y seguridad de la tecnología de la información

APROBACIÓN

Aprobado por la Junta de Gobierno de SFCC: 6/27/2002
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno: 5/25/2016
Revisado y aprobado por la Junta de Gobierno: 3/23/2022

Procedimientos Asociados

• Distribución y Control de Claves – Procedimientos