8-4: Servicios de conferencias, alquiler de instalaciones y expresión pública

Resumen de la política

Esta política proporciona una descripción general de la Oficina de Servicios de Conferencias y Eventos Especiales de Santa Fe Community College (SFCC o College); el proceso de alquiler de instalaciones del Colegio en inmuebles propios o arrendados y el Centro de Educación Superior de Santa Fe (SFHEC); y describe los procedimientos para el uso de las instalaciones del Colegio para la expresión pública.

Alcance y aplicabilidad

Esta política describe el proceso para que los grupos externos alquilen instalaciones universitarias, proporciona pautas sobre cómo reservar y solicitar el uso colaborativo de las instalaciones de SFCC y enumera las prioridades de SFCC para las solicitudes de uso colaborativo. Esta política cubre todas las propiedades que posee o alquila el Colegio, incluido el SFHEC. Esta política se aplica a personas y grupos que buscan utilizar las instalaciones de SFCC, incluidas organizaciones sin fines de lucro, empresas, entidades gubernamentales y miembros de la comunidad. Los siguientes están exentos de esta política: Organizaciones de estudiantes registrados, Fundación SFCC y socios de arrendamiento universitario.

Declaración de la política

El propósito de las instalaciones de SFCC es apoyar la misión educativa del Colegio. SFCC y SFHEC se esfuerzan por servir como recursos comunitarios reconocidos y valorados, con campus abiertos que dan la bienvenida a los visitantes y sus solicitudes para utilizar el espacio y explorar programas e instalaciones.

Definiciones

1. Uso colaborativo para el propósito de esta política, es cuando SFCC proporciona propiedad de la universidad o alquilada gratis o a un precio reducido a un individuo, asociación de vecinos, organización o entidad que ayuda a apoyar la misión de la universidad y las prioridades de servicio público.
2. Instalaciones universitarias/Propiedad/Espacio son espacios, terrenos o propiedades interiores o exteriores arrendados o de propiedad de SFCC, incluidos edificios, aulas, laboratorios, salas de conferencias, pasillos, salas de reuniones, estacionamientos, áreas al aire libre, canchas de tenis, circuitos de cuerdas, etc.
3. Aliados comunitarios son organizaciones que brindan servicios que generan apoyo para la comunidad a través del trabajo colaborativo.
4. Grupos Externos son: a.) Organizaciones sin fines de lucro que no operan con fines de lucro y se consideran exentas de impuestos según un estado 501(c)3; b.) Organizaciones corporativas o comerciales que existen principalmente para obtener ganancias mediante la compra y venta de bienes y servicios; c.) Gobierno: una unidad administrativa de cualquier agencia gubernamental local, estatal o nacional; d.) Socios comunitarios: una organización que brinda servicios que generan apoyo para la comunidad a través del trabajo colaborativo; o e.) Actividad u organizaciones políticas que busquen involucrarse en asuntos gubernamentales o públicos.
5. Actividades Políticas incluyen, entre otros, votar, buscar firmas en peticiones o tarjetas sindicales, o hacer campaña para candidatos.
6. Club u organización de estudiantes registrados es un grupo patrocinado por la universidad que brinda a los estudiantes la oportunidad de compartir intereses en actividades académicas o extracurriculares. La participación en clubes y organizaciones apoya la retención de estudiantes y fomenta la participación dentro y fuera del campus. Los estudiantes interactúan con sus compañeros y miembros de la comunidad del campus para perseguir estos intereses y desarrollar habilidades para toda la vida. Requisitos para convertirse en un club u organización registrado: 1. Debe estar compuesto por siete o más estudiantes que estén registrados en al menos una hora de crédito (auditoría o crédito), 2. Debe tener un patrocinador que sea un SFCC de tiempo parcial o completo miembro de la facultad o del personal. 3. Los funcionarios y asesores deben asistir a la orientación, y 4. Deben cumplir con las políticas y procedimientos de SFCC. Además, un Club Registrado: 1. Debe presentar una solicitud ante la Oficina de Desarrollo Estudiantil, y 2. Es elegible para recibir fondos de la Asociación de Gobierno Estudiantil. Una Organización de Estudiantes Registrados no es elegible para recibir financiamiento a través de la Asociación de Gobierno Estudiantil a menos que decida convertirse en un Club de Estudiantes Registrados.

Proceso de políticas

1. Servicios de conferencias.
   1. Debido a que el uso no regulado de las instalaciones tiene el potencial de alterar el entorno de aprendizaje de la universidad, todas las solicitudes de uso de las instalaciones de SFCC deben enviarse a la Oficina de Servicios de Conferencias en el Departamento de Marketing y Relaciones Públicas.
   2. Alquiler de Instalaciones
      1. Las actividades académicas y estudiantiles de SFCC reciben la máxima prioridad en el uso de la propiedad del Colegio.
      2. El Colegio priorizará la aprobación de solicitudes de actividades y eventos que sean consistentes con Misión, visión y objetivos de SFCC.
      3. No se permite el alcohol en el campus a menos que lo apruebe expresamente el presidente (Política SFCC 4-17 Lugar de trabajo y campus libres de drogas).
      4. Todos los Grupos Externos que utilicen propiedad del Colegio deben asumir su propia responsabilidad y deben mantener un seguro de responsabilidad durante todo el período de uso por un monto de al menos un millón de dólares ($1,000,000) por responsabilidad por lesiones corporales que surjan de cada suceso y por un monto de al menos un millón de dólares ($1,000,000) por responsabilidad por daños a la propiedad que surjan de cada suceso.
         1. El Colegio, sus funcionarios, empleados y agentes figurarán como asegurados conforme a la póliza.
         2. Al menos 48 horas antes de la fecha de uso, el usuario deberá entregar al Colegio un certificado de seguro que acredite la existencia de la cobertura de responsabilidad necesaria.
      5. La Oficina de Servicios de Conferencias comunicará la aprobación o rechazo de la solicitud al solicitante.
      6. Todas las entidades aprobadas deben designar a una persona responsable de garantizar que se sigan las políticas del Colegio y que estará presente durante la duración del evento.
      7. El Colegio puede cobrar una tarifa para cubrir los costos (guardería, mano de obra, seguridad, eventos fuera del horario laboral, equipo de tecnología de la información, servicios de medios, etc.).
      8. Los horarios y tarifas de alquiler de instalaciones son mantenidos por la Oficina de Servicios de Conferencias y publicados en el Página web de servicios de conferencias.
      9. Los arreglos para el pago de las tarifas deben realizarse al menos 48 horas antes de la fecha de uso.
      10. En determinadas circunstancias el Colegio podrá exigir un depósito.
      11. El Colegio podrá solicitar un reembolso compensatorio cuando corresponda (por ejemplo, en el caso de daños o gastos imprevistos).
      12. Todos los usuarios deben cumplir con las políticas de la Universidad, así como con las leyes y regulaciones locales, estatales y federales.
      13. El Presidente revisará las solicitudes según sea necesario y tiene la autoridad final para su aprobación.
      14. SFCC se reserva el derecho de mover o reprogramar eventos aprobados para satisfacer las necesidades de la universidad y notificará al solicitante de manera oportuna.
      15. Cualquier entidad con una deuda morosa con el Colegio no podrá alquilar las instalaciones.
      16. Todos los usuarios que incluyan catering en su alquiler en el Campus Principal deben comunicarse primero con la Oficina de Servicios de Alimentos de SFCC o con el Programa de Artes Culinarias; las excepciones deben ser aprobadas por el vicepresidente de finanzas/director financiero o su designado (Política SFCC 6-14 Catering en el campus).
   3. Nada en esta política impedirá que el Colegio celebre Acuerdos de Poderes Conjuntos u otros acuerdos recíprocos similares con Grupos Externos que permitan a dichos Grupos Externos el uso definido de las instalaciones del Colegio a cambio de donaciones o servicios en especie.
   4. Filmando en propiedad universitaria.
      1. Los grupos externos que deseen filmar en propiedad de la universidad deben enviar una solicitud a Servicios de Conferencia y firmar un Acuerdo de Ubicación.
      2. Cualquiera que venga a filmar en propiedad de la Universidad debe tener un Certificado de Seguro de Responsabilidad vigente que nombre a SFCC como beneficiario.
   5. Uso colaborativo de las instalaciones universitarias.
      1. En ocasiones, SFCC proporcionará a los socios y grupos externos tarifas de cortesía o con descuento para el uso de las instalaciones y terrenos de la universidad para organizar reuniones, actividades y eventos especiales.
      2. El Colegio recibe una gran cantidad de solicitudes de tarifas gratuitas o con descuento y debe sopesar estas solicitudes con su misión educativa y de servicio público.
      3. El Colegio da la bienvenida a solicitudes de uso colaborativo basadas en estas prioridades:
         1. Mérito educativo
         2. Servicio comunitario
         3. Responsabilidad Social
         4. Sostenibilidad
         5. El Bienestar y la Seguridad
         6. Diversidad
      4. El Colegio acomodará las solicitudes de Uso Colaborativo cuando:
         1. El Colegio está abierto.
         2. El espacio está disponible.
         3. El evento no impacta negativamente la entrega de servicios educativos ni ofrece cursos o programas que compitan con los del Colegio.
         4. El evento no presenta ningún riesgo que pueda afectar negativamente a los estudiantes, empleados, finanzas, equipos, terrenos u operaciones.
         5. El apoyo de SFCC al evento es consistente con las leyes anti-donación de Nuevo México.
         6. La organización es uno de los socios de SFCC o uno que apoya los programas o servicios universitarios.
      5. Todas las personas que soliciten el uso colaborativo de la propiedad universitaria deben enviar un formulario de solicitud de uso colaborativo de la propiedad universitaria a la Oficina de Servicios de Conferencias.
      6. La programación de las solicitudes de uso colaborativo se llevará a cabo después de que se hayan programado las clases y actividades académicas, de educación continua y de capacitación por contrato.
      7. Las solicitudes se procesan por orden de llegada.
      8. Cuando hay varias solicitudes para la misma instalación al mismo tiempo, estas prioridades guiarán la decisión sobre qué solicitud se aprueba:
         1. Actividades Académicas y Estudiantiles
         2. Servicios Estudiantiles
         3. Servicios de Apoyo Institucional
         4. Biblioteca SFCC
         5. Fundación SFCC
      9. Al recibir el formulario de solicitud, la Oficina de Servicios de Conferencias se comunicará con los departamentos, oficinas y programas apropiados para su aprobación para evitar interrumpir la instrucción y conflictos de programación y para garantizar que haya recursos suficientes para atender la solicitud (presupuesto, operaciones, custodia, seguridad). , técnicos, audiovisuales, empleados, etc.).
      10. La Oficina de Servicios de Conferencias puede remitir la aprobación al Equipo Ejecutivo cuando sea apropiado (por ejemplo, cuando el evento/actividad tiene implicaciones en todo el campus).
      11. Los miembros del Equipo Ejecutivo compartirán las solicitudes de Uso Colaborativo aprobadas por sus departamentos, programas y oficinas en sus reuniones periódicas.
2. Expresión pública en propiedad universitaria.
   1. Como institución financiada con fondos públicos, SFCC cumple con la ley estatal, específicamente el Estatuto del Estado de Nuevo México 30-20-13(D): “Ninguna persona interferirá intencionalmente con el proceso educativo de cualquier escuela pública o privada cometiendo, amenazando con cometer o incitar a otros a cometer cualquier acto que perturbaría, perjudicaría, interferiría u obstruiría la misión, los procesos, los procedimientos o las funciones legales de una escuela pública o privada”.
   2. Los Grupos Externos que deseen participar en actividades políticas o expresión pública en el campus deben:
      1. Presentar una solicitud al Director Ejecutivo de Marketing y Relaciones Públicas,
      2. Realizar su actividad en el lugar designado por el Director Ejecutivo de Marketing y Relaciones Públicas, y
      3. Cumplir con las políticas universitarias, así como con las leyes y regulaciones locales, estatales y federales.
   3. El Colegio podrá limitar la solicitud de expresión pública de una entidad a una vez por semestre.
3. Consecuencias del incumplimiento.
   1. A cualquier entidad que no cumpla con esta política se le podrán negar oportunidades futuras de utilizar las instalaciones del Colegio.

Declaración de Rendición de Cuentas y Responsabilidad

El Presidente, a través del Director Ejecutivo de Mercadeo y Relaciones Públicas y el Departamento de Mercadeo y Relaciones Públicas, será responsable de hacer cumplir las políticas y procedimientos relacionados con los servicios de conferencias, el alquiler de instalaciones y la expresión pública. El Departamento de Marketing y Relaciones Públicas trabajará con los diferentes departamentos y oficinas para cumplir con esta política y desarrollar procedimientos que harán cumplir esta política en materia de concientización, prevención y remediación.

Autoridad

NMSA (Sin anotaciones) > CAPITULO 30 Delitos Penales >ARTÍCULO 20 Delitos Contra la Paz Pública > 30-20-13. Interferencia con miembros del personal, funcionarios públicos o el público en general; pecado; daño a la propiedad; delitos menores; sanciones. (1981)
Política de SFCC 4-17 Lugar de trabajo y campus libres de drogas
Política de SFCC 6-14 Catering en el campus
Acuerdo o contrato de arrendamiento de servicios de conferencias de SFCC

APROBACIÓN

Aprobado por la Junta de Gobierno: 2/28/2024